Cyklus, der skal betales, også kendt som Procure to Pay, er en række forskellige processer i virksomheden, der involverer de forskellige aktiviteter, der kræves for køb af produktet lige fra bestilling af varerne til leverandørerne, derefter køb og levering af varerne og endelig foretage den endelige forfaldne betaling til leverandøren mod det samme.
Hvad er AP-cyklus?
Regnskabscyklus er også kendt som 'Procure to Pay' eller 'P2P'cyklus er en række processer, der involverer indkøbs- og betalingsafdelingen i virksomheden og bærer alle nødvendige aktiviteter fra bestilling til leverandører, køb af varer og endelig betaling til leverandørerne.
Hver virksomhed har to store konjunkturcyklusser - indtægtscyklus og udgiftscyklus.
- Indtægtscyklussen inkluderer aktiviteter som salg, markedsføring, kundeforhold, indtægtsindsamling osv.
- Udgiftscyklussen inkluderer køb, leverandørbetalinger, produktionsomkostninger, lønninger og lønninger osv. Den gældsforpligtede cyklus er en væsentlig del af udgiftscyklussen.
Følgende er de trin, der er inkluderet i kreditorcyklus -
- Bestemmelse af krævede varer
- Indkøbsproces
- Søg efter leverandører
- Anmodning om forslag
- Gennemgå modtagende tilbud
- Forhandling
- Indkøbsordre
- Leverandørens bekræftelse
- Leverandørernes pligt
- Ved vellykket levering af varer
- Fakturaindtastning
- Betaling
Lad os diskutere disse detaljeret -
Skridt inkluderet i kreditorcyklus
Følgende er trin inkluderet i indkøb til betalingscyklus:
# 1 - Bestemmelse af krævede varer
Købene foretages på baggrund af de lagre, der kræves af virksomhedens produktionsafdeling. Produktionschefen identificerer de nødvendige forsyninger og informerer indkøbsafdelingen.
# 2 - Indkøbsafdelingen starter indkøbsprocessen
Efter at have fået godkendelse af forsyningsanmodninger fra produktionen, vil indkøbsafdelingen se, om der allerede er afgivet nogle lignende ordrer; hvis ikke, genereres der nye dokumenter med indkøbsordrer.
# 3 - Søg efter leverandører
At finde leverandører er et vanskeligt job, der inkluderer forskellige faktorer som lokalitet, let transport, kreditpolitikker, goodwill hos leverandøren og dets produkter, tidligere forbindelser med virksomheden og mange flere. Virksomheden foretrækker dog transaktioner med de afprøvede leverandører. I andre tilfælde vælges potentielle leverandører lokalt, nationalt eller internationalt ved hjælp af en online forretning til forretningsportaler (som Alibaba.com), henvisninger osv.
# 4- Anmodning om forslag
Efter at have valgt et par potentielle leverandører leveres et formelt dokument for at modtage tilbud på varerne. Dokumentet kaldes en anmodning om forslag (RFP). Leverandøren sender et forslag, inklusive produktpriser og kvaliteter, og beder virksomheden om at handle med dem.
# 5 - Gennemgang af modtagende tilbud
Virksomheden gennemgår tilbud fra forskellige leverandører og filtrerer de leverandører, der kan opfylde virksomhedens krav. Virksomheden informerer de valgte leverandører om sin interesse i at foretage indkøb.
# 6 - Virksomheden begynder forhandlingsprocessen
Forhandling er en hektisk og undertiden tidskrævende proces, hvor køber anmoder sælger om at sænke sine priser, tilbyde liberal kreditpolitik og andre grundlæggende forhandlingsbetingelser som rabatter, produktkvalitet, fragtomkostninger, levering og forsikringsbetingelser. Forhandlingsprocessen udfører filtreringen, og virksomheden har identificeret de bedste leverandører.
# 7 - Indkøbsordre
Virksomheden ved godkendelse af den ønskede leverandør tildeler ham ordren ved at sende det officielle indkøbsordredokument. Det bekræfter leverandøren om virksomhedens krav og fristen for levering af produkterne eller tjenesterne.
# 8 - Leverandørens bekræftelse
Aftalen indledes, når en leverandør accepterer at sælge sine produkter til de ønskede vilkår og betingelser. En bekræftelse på accept skal sendes af leverandøren skriftligt via post eller e-mail.
# 9 - Leverandørernes pligt
Det er leverandørens pligt at gøre varerne klar og sendt efter tidsfristerne nøje og holde virksomheden informeret om ordrestrækningen. Meddelelse skal sendes, når varerne er klar til afsendelse og en forsendelsesmeddelelse, herunder gyldige dokumenter, der specificerer en varebeskrivelse, herunder vægt eller enheder, leveringsdato, placering osv.
# 10 - Inspektion af leverede varer
Inspektionsprocessen begynder, som inkluderer både kvalitet og kvantitetskontrol. Indkøbsafdelingen kontrollerer, om leverede varer er i overensstemmelse med indkøbsordren.
# 11 - Fakturaindtastning
Efter en vellykket inspektion sender indkøbsafdelingen godkendelsen til den afgiftspligtige afdeling for at starte betalingsprocessen, hvis alt finder det passende. Afdelingen for regnskabsregistrering registrerer således fakturaen, som indeholder alle specifikationerne om betalingen som slutdato og / eller en sidste dato med rabat, refusionsbeløb og andre officielle detaljer.
# 12 - Betaling
Efter hver nødvendig kontrol begynder den afgiftspligtige afdeling at foretage betalinger til leverandøren helt eller delvist i henhold til virksomhedens normer. Der er forskellige måder at foretage betalinger til leverandørerne som:
- Kontante betalinger
- Tjek betaling (eller andre instrumenter, der kan forhandles)
- Online tredjepartsoverførsel
- Kreditkortbetaling
- Betalinger i dollars eller anden fremmed valuta (generelt anvendelig i importtransaktioner);
- Byttehandel, dvs. betaling af nogle varer og / eller tjenester mod de varer og / eller tjenester, som leverandøren modtager.
Relevante dokumenter involveret i AP-cyklus
Følgende er vigtige dokumenter, der er inkluderet i indkøb til betalingscyklus:
# 1 - Indkøbsordre
Virksomhedens indkøbsafdeling genererer en ordre på de krævede varer og sender den til sælgeren. Ordren beskriver sælgeren om varerne sammen med dens mængder. Det specificerer også en dato, hvor varerne skal leveres.
# 2 - Modtagelse af rapport
Når varerne er leveret, inspicerer ledelsen forsendelsen og kontrollerer kvalitet, kvantitet og andre væsentlige aspekter. Efter en fuld inspektion opretter den en detaljeret rapport kaldet modtagelse af rapporten.
# 3 - Leverandørfaktura
Dokumentet er den juridiske kontrakt, hvor sælgeren detaljerer varerne, satsen pr. Enhed og det samlede beløb sammen med det gældende skattepligtige beløb. Den specificerer også kreditpolitikken og den sidste betalingsdato.
