Fuld form for PO - indkøbsordre
Den fulde form for akronymet PO er indkøbsordre. Det er et dokument udarbejdet og sendt af købers indkøbsafdeling til sælgeren, der nævner den beskrivelse, mængde og pris, der er aftalt gensidigt for de varer eller tjenester, der er beregnet til at blive anskaffet. Det bruges af indkøbs- eller indkøbsteams til at afgive ordrer hos eksterne parter.
Funktioner ved PO
Følgende detaljer indeholder typisk en indkøbsordre.
- Mængde beregnet til indkøb
- Beskrivelse af produkt eller service
- Særlige mærker eller produktkode, hvis det kræves
- Pr. Enhedspris
- Ønsket leveringstidslinje
- Forsendelsessted til levering
- Betalingsadresse
- Betalings- og leveringsrelaterede vilkår og betingelser
Typer af PO
Der er fire typer indkøbsordrer, der normalt bruges.
# 1 - Standard indkøbsordre
Den laves, når alle de vigtigste købsbetingelser er kendte på tidspunktet for indkøbsordren, såsom mængde, pris, leveringstidslinje og betalingsbetingelser. Som sådan bruges de, når der er sikkerhed med hensyn til ordre og relaterede vilkår.
# 2 - Planlagt indkøbsordre
Det udstedes, når de fleste detaljer med hensyn til ordren er kendt på tidspunktet for forberedelsen af indkøbsordren, men nøjagtige leveringsbetingelser og tidsplaner ikke kendes. Når man således foretager denne PO, forpligter man sig til den krævede mængde og prisen, der skal betales, men kun en anslået leveringsplan er nævnt.
# 3 - Tæppeindkøbsordre
En sådan PO foretages, når detaljer med hensyn til pris og mængde heller ikke er kendt. Kun varedetaljerne med leveringsbetingelser er nævnt. Den maksimale mængde vil dog blive nævnt på PO, og køberen kan købe inden for den angivne grænse. Den anslåede prisklasse kan også nævnes.
# 4 - Kontrakt indkøbsordre
I en sådan PO er produktet eller tjenesten også ukendt. Man kan nævne de vilkår og betingelser, der skal aftales med sælgeren.
Hvordan fungerer PO?
Når virksomheden har et krav om at anskaffe varer eller tjenester, rejser køberen en PO til sælgeren. Ved modtagelsen af PO'en bekræfter sælgeren køberen, om den nævnte ordre kan gennemføres af den eller ej. Hvis sælgeren mener, at det ikke er muligt at gennemføre ordren, meddeles det samme, og PO annulleres. Hvis ordren søges afsluttet, vil der blive truffet ordninger for det samme. Efter afslutningen af ordren hæver sælgeren en faktura til køberen, der nævner det relevante PO-nummer for at matche det samme med den faktiske levering. Når den faktiske faktura er hævet, skal betalingen ske i henhold til de aftalte betalingsbetingelser.
Eksempel på PO-format
Et eksempel på indkøbsordreformat er produceret nedenfor.
Forskellen mellem indkøbsordre og faktura
Indkøbsordren udstedes for at afgive en ordre på varer eller tjenester. Det samme udstedes af køberen til sælgeren. Det inkluderer detaljerne med hensyn til ordren og dens levering. PO udgør kontrakten for salg.
Faktura udstedes af sælgeren til køberen, når leveringen er afsluttet, hvor køberen anmodes om betaling af det endelige beløb. Fakturaen består af pris og det endelige betalingsbeløb, betalingsrelaterede vilkår og den kreditperiode, der er tilladt køberen. Faktura udstedes, når levering af varer eller tjenester er afsluttet. I modsætning til PO bekræfter fakturaen salgskontrakten.
Betydningen af PO
En indkøbsordre er et meget nyttigt dokument, der bruges til at afgive en ordre. Det hjælper med at kommunikere kravene til sælgeren tydeligt. Når den faktiske levering er foretaget, kan det samme krydstjekkes med indkøbsordren for at finde en afvigelse mellem de to. Det er praktisk for både sælger og køber at holde ordreoplysningerne dokumenteret ved hjælp af indkøbsordren.
Fordele
- PO hjælper køberen med at afgive en ordre på de varer og tjenester, den har til hensigt at købe uden at foretage betalingen.
- Det hjælper med at spore ordrer og undgår dobbelt ordrer.
- Det er et vigtigt dokument, der er en del af et revisionsspor.
- For en sælger er det nyttigt at få oplysninger om købers krav.
- Faktisk levering kan undersøges med en indkøbsordre, og enhver uoverensstemmelse kan betvivles.
- PO fungerer som et juridisk dokument, der viser de aftalte vilkår for køb af varer eller tjenester.
Ulemper
- Selv for mindre ordrer skal PO foretages og synes at være unødvendigt papirarbejde for sådanne små ordrer.
- Generering af indkøbsordrer er en tidskrævende proces.
Konklusion
Indkøbsordrer bruges næsten af hver virksomhed som en del af deres indkøbsproces. Det samme er nyttigt at have klar kommunikation med hensyn til den ordre, der afgives.
