Oprettelse af et Excel-dashboard (med eksempler)
For at skabe et effektivt og illustrativt dashboard i Excel skal vi huske et par ting. Lav først to eller flere ark i en projektmappe. Kopier rådataene i et ark, hvis de kommer fra en anden kilde, eller indsæt rådataene i det. I de andre regneark kan vi enten oprette tabeller og beregninger baseret på formler og gøre det mere visuelt, vi kan bruge diagrammer til at repræsentere dataene.
Eksempel nr. 1
Vi har studerendes data med karaktererne for deres fem fag. Vi opretter et interaktivt Excel-dashboard, hvor vi kan markere de studerende og se, om de er berettigede til at blive tildelt eller ej. For det første skal vi være klare, hvad vi prøver at lave, så lad os se på rådataene.
I et sådant format indsættes rådata. Reglerne er, hvis det samlede antal studerendes karakterer er over 400, vil han blive tildelt eller ellers erklæret for mislykket. Så det meget enkle instrumentbræt skal se sådan ud,
K-kolonnen identificerer, om den studerende skal tildeles eller ej.
- I J-kolonne Type = G3
- Tryk på Enter, og træk det til slutningen af dataene.
- Nu i K3-type,
- Tryk på Enter, og træk det til slutningen af dataene.
- Dette dashboard er baseret på de leverede data, men hvis vi ændrer dataene, blev dashboardet også ændret. For eksempel øge mærkerne for Vikas på engelsk fra 65 til 88 og se resultatet.
Fra Fejl blev status ændret til tildelt.
Ovenstående eksempel var et meget grundlæggende instrumentbræt, der kun brugte sum og If excel-funktionen.
Eksempel 2
I dette eksempel opretter vi et komplekst excel-dashboard, der bruger mange funktioner og diagrammer og grafer. Først skal vi have dataene i Excel. Hvis dataene kommer fra en anden kilde, skal vi importere dem i Excel. Vi laver to regneark, hvori der vil være rådata, og i et andet laver vi vores dashboard baseret på disse rådata.
For det første laver vi tabeller baseret på de tilførte rådata. Derefter opretter vi diagrammerne og instrumentbrættet baseret på disse tabeller.
Virksomhedens medarbejdere har nogle basislinjer, der definerer deres præstationer, og vi laver instrumentbrættet i medarbejderpræstationen. Se nedenstående rådata,
Den samlede præstationsscore beregnes ved at summere hver parameter ved at multiplicere med dens vægtning. Derefter viser vi medarbejderens præstationer baseret på hans præstationsscore, og vi viser også de nøgleparametre, som medarbejderne skal arbejde i. Vi kan oprette dette excel-dashboard ved at lave tabeller og udskærere, men vi vil bruge diagrammer, da de er mere illustrative.
- Beregn medarbejderens præstationsscore, i celle Q2, skriv formlen,
- Vælg array fra B3 til F3.
- Når du har indsat et komma, skal du vælge arrayet fra J3 til N3.
- Da SUMPRODUCT er en matrixformel i excel, skal vi trykke på CTRL + SHIFT + ENTER for at få denne formel til at fungere.
I øjeblikket er parameter score nul, så performance score vises som nul.
- Træk formlen til celle Q6.
Indtast nu dataene i parameteren.
Derefter ændres præstationsscoren som angivet nedenfor.
- Gå til instrumentbrættets regneark, og i Indsæt sektion, under diagramkategorien, klik på et hvilket som helst diagram; i dette tilfælde vælger vi et linjediagram.
- Højreklik på diagrammet, og klik på vælg data.
- En dialogboks vises.
- Gå til rådatabladet i feltet Diagramområde, og vælg sektionen med præstationsscore.
- Klik på OK, og diagrammet udarbejdes i dashboardarket.
Vi kan indsætte flere tabeller eller diagrammer på basis af de data, vi har beregnet, og så snart dataene ændres, ændres også resultaterne i instrumentbrættet.
Ting at huske
Der er et par ting, vi skal huske, når vi opretter et dashboard i Excel:
- Har dataopsætning i et regneark. Analyser dataene korrekt på, hvilke dataområder der skal visualiseres.
- Vi skal have en klar tankegang om, hvordan instrumentbrættet ser ens ud.
- Tilpas diagrammerne og tabellerne for at få et bedre billede af dataene.
