Gruppering af rækker i Excel
Organisering af store data ved at kombinere underkategoridata er processen, og den kaldes “ Gruppering af rækker ” i excel. Når antallet af poster i linjen ikke er vigtigt, kan vi vælge grupperækker, der ikke er vigtige, men kun se subtotalen af disse rækker. Når datarækkerne er enorme, ruller man ned og læsning af rapporten kan føre til forkert forståelse, så grupperingen af rækker hjælper os med at skjule det uønskede antal rækker.
Antallet af rækker er også lang, når regnearket indeholder detaljerede oplysninger eller data. Som rapportlæser af dataene ønsker de ikke at se lange rækker; i stedet vil de bare se den detaljerede visning, men på samme tid, hvis de har brug for andre detaljerede oplysninger, har de bare brug for en knap for at udvide eller skjule visningen efter behov.
I denne artikel viser vi dig, hvordan du grupperer rækker i excel med udvid / kollaps for at maksimere rapportvisningsteknikken.
Hvordan grupperer man rækker i Excel med udvid / skjul?
Se f.eks. Nedenstående data.
I ovenstående datatabel har vi by- og statsrelaterede salgs- og omkostningsdata, men når du ser på de første to rækker af dataene, har vi staten "Californien", og byen er "Los Angeles", men salget skete kl. forskellige datoer, så som en rapportlæser foretrækker alle at læse, hvad det statslige salg og bymæssigt salg i en enkelt kolonne, så ved at gruppere rækkerne kan vi oprette en oversigt over en enkelt linje.
Følg nedenstående trin for at gruppere rækker i Excel.
Trin 1: Opret først en subtotal som nedenstående.
Trin 2: Vælg nu de første delstatsrækker (California City), eksklusive subtotaler.
Trin 3: Gå til fanen DATA, og vælg indstillingen "Gruppe".
Trin 4: Klik på rullelisten i excel af "Group" og vælg "Group" igen.
Trin 5: Nu spørger det dig, om du skal gruppere rækker eller kolonner. Da vi grupperer " Rækker ", skal du vælge rækker og klikke på ok.
Trin 6: I det øjeblik du klikker på "Ok", kan du se en fælles linje på venstre side.
Klik på ikonet “ MINUS ” og se magien.
Nu kunne vi kun se, hvad der er det samlede resume for byen "Californien", igen. Hvis du vil se det detaljerede resumé af byen, kan du klikke på "PLUS" -ikonet for at udvide visningen.
Nu skal du igen vælge byen " Colorado " og klikke på " Group " -muligheden.
Nu vil den gruppere for “ Colorado ” -staten.
Gruppér ved hjælp af genvejstast
Med en simpel genvej i Excel kan vi gruppere udvalgte rækker eller kolonner meget let. Genvejstasten til hurtig gruppering af data er SHIFT + alt = "" + Højre piletast.
Vælg først de rækker, der skal grupperes.
Tryk nu på genvejstasten SHIFT + alt = "" + Højre piletast for at gruppere disse rækker.
I ovenstående har vi set, hvordan man grupperer dataene, og hvordan man grupperer række med mulighed for at udvide og skjule ved hjælp af PLUS & MINUS-ikoner.
Det eneste problem med ovenstående metode er, at vi er nødt til at gøre dette for hver tilstand individuelt, så det tager meget tid, når der er mange stater, der er der. Hvad ville din reaktion være, hvis jeg siger, at du kun kan gruppere med et enkelt klik ???
Fantastisk, er det ikke? Ved at bruge " Auto Outline " kan vi automatisk gruppere dataene.
Eksempel # 1 - Brug af Auto Outline
Den første ting, vi skal gøre er at oprette subtotale rækker.
Placer nu en markør inden for dataområdet. Under rullemenuen Gruppe kan vi se en anden mulighed end "Gruppe", dvs. " Automatisk omrids ".
I det øjeblik du klikker på denne “Auto Outline” -indstilling, grupperer den alle de rækker, der er der over subtotalrækken.
Hvor sej er dette ??? Meget sejt, er det ikke?
Eksempel 2 - Brug af subtotaler
Hvis gruppering af rækkerne for den enkelte by er det ene problem, er der allerede inden gruppering af rækker et andet problem, dvs. tilføjelse af subtotale rækker.
Når hundreder af stater er der, er det en hård opgave at oprette en subtotal række for hver stat separat, så vi kan bruge indstillingen "Delsum" til hurtigt at oprette en subtotal for den valgte kolonne.
For eksempel havde vi dataene som nedenfor, inden vi oprettede subtotal.
Under fanen Data har vi en mulighed kaldet " Subtotal " lige ved siden af " Group " -muligheden.
Klik på denne indstilling ved at vælge en af cellerne i dataområdet; det vises nedenfor valgmulighed først op.
Vælg først den kolonne, der skal have en subtotal; i dette eksempel har vi brug for subtotal for " Stat ", så vælg det samme på rullelisten "Ved hver ændring i."
Dernæst skal vi vælge funktionstypen, da vi tilføjer alle værdierne for at vælge " Sum " -funktionen i excel.
Vælg nu de kolonner, der skal summeres. Vi har brug for oversigten over kolonnerne " Salg og omkostninger ", så vælg det samme. Klik på "Ok."
Vi har hurtige subtotale rækker.
Har du bemærket en speciel ting fra ovenstående billede ???
Det har automatisk grupperet rækker for os !!!!
Ting at huske her
- Gruppering af rækkets genvejstast er Skift + alt = "" + Højre piletast.
- Subtotale behovsdata skal sorteres.
- Auto Outline grupperer alle rækkerne over subtotalrækken.
