Trin til at spore ændringer i Excel
Nedenfor er en eksempeltabel, der viser, hvordan man sporer ændringer i excel.
- Trin 1: For at aktivere "Spor ændringer" skal du gå til "Gennemgang" og klikke på "Spor ændringer" og vælge "Fremhæv ændringer."
- Trin 2: Når du har valgt markeringsændringerne, vises et vindue.
Fremhævningsændringer registrerer enhver ændring i projektmappen, der deles med andre brugere.
- Trin 3: Marker afkrydsningsfeltet for "Spor ændringer under redigering", dette er vigtigt for excel for at holde styr på poster for enhver ændring foretaget i den delte projektmappe.
- Trin 4: Marker "Hvornår" for det ønskede tidspunkt og "Hvem" afkrydsningsfeltet for hvis ændringer der altid skal spores og fremhæves for ændringer.
- Trin 5: "Fremhæv ændringer i skærmboks" er valgt for at angive den celle, hvor posterne ændres, og give detaljer i kommentarerne i hjørnet af cellerne. Og klik på OK for at gemme handlingerne i projektmappen.
- Trin 6: Eventuelle ændringer i projektmappen vil blive fremhævet i cellegrænserne sammen med detaljerne om brugerne i kommentarerne. Kommentarerne vil være tilgængelige i øverste venstre hjørne af cellen med navnet på den bruger, der har foretaget ændringerne i cellen, og indholdet ændres.
Som vi kan se, blev ændringerne foretaget i to celler D4. Kommentarfeltet vises ved at holde markøren over de fremhævede celler.
Visning af ændringer i separat ark
- Trin 1: Fremhæv ændringer giver også registreringen for listen over ændringer foretaget i cellerne tilgængelige i et separat ark til gennemgang. Dette giver forskellige brugere mulighed for at foretage ændringer i projektmappen, for at dette tilfældigvis går til Gennemse -> Del projektmappe.
- Trin 2: Når du har valgt del projektmappen, vises et vindue. Marker nu afkrydsningsfeltet "Brug de gamle delte projektmappefunktioner i stedet for den nye co-authoring-oplevelse." Klik derefter på OK.
- Trin 3: Gå derefter til Gennemse -> Spor ændringer -> Fremhæv ændringer som vist i trin 1.
- Trin 4: Når vinduet vises, skal du markere afkrydsningsfeltet "Hvem" for at give andre brugere mulighed for at foretage ændringer i projektmappen. Marker derefter afkrydsningsfeltet for "Listeændringer på et nyt ark" for at se alle ændringer foretaget i et nyt ark. Klik derefter på OK. Klik igen på OK for at bede om at gemme handlingerne.
- Trin 5: Dette vil udløse et nyt ark til at generere med navnet "Historik" -fanen, som vist nedenfor.
Som vi kan se, giver excel alle de oplysninger, der er relateret til enhver ændring i cellen. Handlingstypen og det at miste handling angiver, om der er modstridende ændringer eller ændringer foretaget i den samme celle af forskellige brugere.
Fanen Historie kan gemmes som en separat projektmappe eller kan regenereres igen for at se efter nye ændringer foretaget af forskellige brugere; de nye ændringer flettes til de eksisterende poster, når du markerer afkrydsningsfeltet "Listeændringer på et nyt ark" igen.
Accepter eller afvis ændringer i projektmappen
- Trin 1: For at acceptere eller afvise ændringer foretaget af en anden bruger i projektmappen skal du gå til Gennemse -> Spor ændringer -> Accepter / afvis ændringer.
- Trin 2: Accepter / afvis ændringer vil poppe op i et vindue, der skal konfigureres til nedenstående valg.
Når markeringsfeltet vil jeg bede om de ændringer, der ikke er gennemgået endnu eller siden datoen.
Hvem afkrydsningsfeltet vælges, vælg enten alle, alle undtagen mig eller en bestemt bruger. Klik derefter på OK.
- Trin 3: Når først ovenstående valg er foretaget, spørger et pop op-vindue, om de foretagne ændringer accepteres, afvises eller bevarer det originale indhold.
Hvis der er nogen konflikter, det vil sige, hvis forskellige brugere har foretaget ændringer i den samme celle, vil pop-up-listen vise alle ændringer, der er foretaget i den specifikke celle, og valgene kan foretages for at acceptere nogens optegnelse.
Hvordan ændres antallet af dage til opretholdelse af sporhistorik?
Generelt opretholdes sporændringerne i excel for poster normalt i 30 dage; dette kan ændres efter behov ved at gå til Gennemse -> Del projektmappe.
Efter valgene vises et pop op-vindue, som det kan ses på nedenstående billede. Derefter kan historikken i fanen “Avanceret” ændres til det ønskede antal dage, ellers ville excel have standardindstillingerne. Klik derefter på OK, når de nødvendige indstillinger er opdateret.
Sådan deaktiveres sporændringer?
Gå nu til Gennemse -> Spor ændringer, og vælg derefter Fremhæv ændringer.
Når pop op-vinduet vises, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet for "Spor ændringer under redigering." Klik på OK. Sluk derefter sporing, og stop med at dele projektmappen til andre brugere.
Ting at huske
- Når sporændringerne er aktiveret, bliver projektmappen en delt fil, hvilket betyder, at andre brugere også kunne få adgang til excel-filen.
- Kun indholdsændringer i celler spores; andre ændringer såsom formatering eller gruppering tages ikke i betragtning.
- Ændringerne af track record opretholdes kun i 30 dage; dette kunne ændres ved at følge, hvordan du opretholder sporhistorikken.
- Mulighed for fortrydelse er ikke tilgængelig; når ændringerne er foretaget i cellen, kan de bringes til dets oprindelige indhold ved at acceptere eller afvise i "Spor ændringer."
