Betydning af småpenge
Små kontanter betyder det lille beløb, der tildeles med det formål at betale de små udgifter, som virksomheden opstår i sin daglige drift, hvor det er urimeligt at udstede checken og til at administrere de samme depotudpegere udpeges af virksomheden.
Hver organisation kræver kontanter til deres daglige udgifter. Ikke alle udgifter kan betales via en bankcheck eller bankoverførsel. Små udgifter skal kun afregnes kontant. På samme tid skal få kvitteringer afvikles kontant, såsom skrot salg mv.
I næsten alle organisationer er småpenge en integreret del af regnskabsfunktionen og hovedsagelig håndteret af personlige konti.
Hvordan småpenge fungerer?
Små kontanter er en lille mængde kontanter, der skal opbevares på kontoret til brug af små daglige udgifter. En person, der har kontanter i organisationen, kaldes generelt kasserer. Den samme person er ansvarlig for den passende bogføring af hver kontanttransaktion, der udføres gennem ham. Alle indkomster og udgifter, som praktisk talt ikke er mulige at afvikle gennem en bank, skal afvikles ingen ringere end kontanter (ingen byttehandel i en moderne økonomi).
Generelt er følgende udgifter betalt kontant;
- Daglige snacks, te til medarbejderne;
- Medarbejdertilskud - Lejlighedsvis rejser, andre godtgørelser;
- Små bankomkostninger - frankering, notar osv .;
- Til at sende hilsner eller slik til klienter eller kunder på Diwali eller andre festivaler;
Få indkomster, der kan tages i kontanter;
- Skrot salg - små beløb til uorganiserede leverandører.
- Salg af gammel avis mv.
Normalt vurderer en organisation deres periodiske krav til kontanter, dvs. ugentligt eller månedligt, og godkender i overensstemmelse hermed en grænse, der kan trækkes fra banken fra tid til anden for at afvikle kontante udgifter. En grænse for kontant besiddelse hos kassereren må ikke overstige på et givet tidspunkt som godkendt af organisationens ledelse. Periodiciteten for tilbagetrækning fra en bank kan variere fra organisation til organisation i henhold til deres krav. En lille butiksindehaver har brug for mere kontanter snarere end mellemstore eller store organisationer, da han har brug for at beskæftige sig mere med den uorganiserede sektor, der kun handler kontant.
For en jævn transaktion gennem kontanter er tre personer en del af transaktionen: forberedende (kasser), autorisator (højere ledelse) og modtager (krævet af).
Små kontantformat
Kontant betaling kan ikke bevises, hvis det samme ikke afregnes efter hensyntagen til ordentlige bevismateriale. Derfor skal der oprettes et kuponformat for små kontanter for at sætte bevis i processen og skal underskrives af modtageren af kontanter på betalingstidspunktet. En prøve af kuponen er som nedenfor;
Et eksemplar af det mindre kontante format er nedenfor -
Ovenstående voucher indeholder navnet på voucherforberederen, autorisatoren og modtageren, da alle de tre er vigtige for beviset for betaling.
Hvordan laver man kontante konti?
# 1 - Oprettelse
Små kontante fonde oprettes ved kontant hævning fra banken og aflevering til den person, der har en fond. I en mindre organisation skal det beløb, der modtages fra debitor (kontant), også være en del af en kontant
Kontra - Små kontanter A / c Dr. xxxx
Til Bank A / c xxxx
Kvittering - Kontant A / c Dr. xxxx
Til debitor A / c xxxx
# 2 - Udbetaling
Hver udbetaling registreres ikke via journalpost, da der kan være meget små beløb for små udgifter (dvs. købe et frimærke) i stedet for journalpost, der er videregivet i slutningen af dagen eller efter en bestemt periode for det samlede udbetalte beløb.
Betaling - Samlet udbetaling (udgifter over hovedet) A / c Dr. xxx
Til Petty Cash A / c xxx
Fortællinger skal indeholde den samlede kontante betalingsopdeling.
# 3 - Genopfyldning
Hvis kontantsaldoen bliver meget lav, genopfyldes den via check.
Kontra - Små kontanter A / c Dr. xxxx
Til Bank A / c xxxx
Eksempel på kontante konti
: XYZ LLP opretter en mindre kontant fond på $ 15.000 / - den 1. april 2016. I løbet af april 2016 blev der foretaget følgende udbetalinger fra kontantfonden:
Te og snacks 1.256 / -
Bompengeskat 2.450 / -
Trykning & porto 1.550 / -
Fragt 2.300 / -
Rengøring og støv 1.000 / -
Kontorartikler 2.800 / -
Videregiv journalposteringer for ovenstående transaktion.
Løsning:
1 Små kontanter A / c Dr 15.000
Til kontanter i bank 15.000
(At være en lille kontant fond oprettet eller et beløb trukket tilbage fra banken til kontantfonden)
- Te og snacks 1.256
Bompengeskat 2.450
Trykning og porto 1.550
Fragt 2.300
Rengøring og støvning 1.000
Kontorartikler 2.800
Til Petty Cash A / c 11.356
(At være udbetaling fra småpenge)
Journalpost for små kontante kvitteringer:
Små kontanter A / c Dr. xxx
Til salg af skrot eller avispapir xxx
(At være kontant modtaget ved salg af skrot / avispapirer)
Hvordan genopfyldes mindre kontantsaldo?
Pengesaldoen suppleres fra tid til anden for at imødekomme yderligere kontante udgifter. Metoden til genopfyldning er dog mest bemærket og afhænger af kassereren og hans autorisator. Der kan være instruktioner om topledelse om det, men i mangel af sådan vejledning genopfylder kassereren, efter hans bekvemmelighed, sin kontantsaldo. Der er få metoder, der kan hjælpe ledelsen eller autorisatoren på en eller to måde;
# 1 - Små kontanter flyder op
Når en organisation praktiserer at drive en fast float for kontanter, som en organisation ønsker, bør kontanterne ikke falde under et niveau og skal være i et interval, hvor top-up-beløbet altid forbliver det samme. I det øjeblik kontanter rørte ved den nederste ende af skalaen, skal kassereren udløse og fremsætte en anmodning om udbetaling fra banken. For eksempel, hvis floatniveauet er $ 20.000 / - og $ 14.000 / - er brugt, er den resterende kontantsaldo $ 6.000 / - og $ 14.000 / - er nødvendig for at flyde balancen tilbage til niveauet på $ 20.000 / -. Her er $ 6.000 / - en lavere ende, og udbetalingsbeløbet skal altid kun være $ 14.000 / -.
Denne praksis registrerer alle betalinger, der er foretaget siden sidste påfyldning, som grundlag for anmodning om næste påfyldning til autorisatoren. Brug af denne metode hjælper underskrivere med at vide, hvilket beløb der blev brugt på, før de trak mere kontanter fra banken.
Omfanget af kontanter, der er i besiddelse af regnskabsafdelingen på et givet tidspunkt, bestemmes og godkendes af virksomhedens ledelse.
# 2 - Små kontanter efter behov
Få små virksomheder vedtager en politik, der resulterer i den laveste saldo af kontanter hos virksomheden, da de kun trækker, når det er nødvendigt. For eksempel har virksomheden politikken om at godtgøre medarbejdere hver uge, og derfor blev virksomheden i hver uge klar over, hvor meget kontanter der kræves, og det beløb, der kun trækkes af virksomheden.
Denne tilgang reducerer risikoen, og da der næsten ikke er nogen kontant balance i virksomheden, kan få omkostninger vedrørende forsikring og beskyttelse af penge undgås.
# 3 - Uorganiseret forvaltning af småpenge
I tæt holdte virksomheder, hvor ejerne, der er direkte involveret i den daglige forretning, bruger denne tilgang, mens de dikterer metoden til at trække beløbet tilbage fra banken. Der er ingen formel politik til at trække beløbet og ingen grænse for besiddelse af kontanter. Derudover er der ingen formel politik over kontanter, da det samme nøje overvåges af ejerne af organisationen.
Fra et kontrol- og risikoperspektiv er det mindre risikabelt, da det kun er tæt kontrolleret af ejeren. Fra et politisk og regnskabsmæssigt synspunkt er det uformelt og skal undgås.
Bedste politik - Fra ovenstående tre politikker bruges float up for det meste og værdsættes af revisorer over hele kloden, da det giver fleksibilitet såvel som kontrol både over kontanttransaktionen.
