Audit Trail Betydning
Et revisionsspor er en systematisk registrering for at spore kilden til økonomiske data og giver kronologisk dokumentation for en række aktiviteter og bruges derfor til at kontrollere nøjagtigheden af data og spore transaktioner.
Det besvarer tre grundlæggende spørgsmål-
- Hvad var begivenheden?
- Hvem har lanceret / initieret begivenheden?
- Dato og tidspunkt for begivenheden?
Eksempler på revisionsspor
Nedenfor er nogle af eksemplerne.
Eksempel nr. 1
Hvad ville være et revisionsspor for en transaktion med kartonkøb?
Løsning -
Det vil bestå af en kvittering med detaljer om kontanter betalt til gengæld for karton, datoen for transaktionen og det sted, hvorfra den købes.
Eksempel 2
Et firma ønsker at købe en bærbar computer til medarbejderne. Hvad alt sammen ville være inkluderet i et revisionsspor?
Løsning -
Økonomiteamet genererer en indkøbsordre for at godkende et køb. Butikken, hvorfra der købes bærbar computer, giver regningen med detaljer om salgsdato, beløb og beskrivelse af den købte vare. Alle disse dokumenter vil bestå af et revisionsspor.
Fordele
Forskellige brugere bruger det forskelligt afhængigt af kravene. Nedenfor er de væsentlige fordele ved dette spor:
- Ansvarlighed: Det indstiller ansvarlighed i form af brugernes handlinger. Det forhindrer indførelse af forkert information eller uautoriseret adgang til information. Yderligere registreres hver handling fra brugeren, hvilket hjælper med at spore respektive ændringer / ændringer i systemet.
- Rekonstruktion af begivenheder: Det kan genoplive hele informationen og spore de grundlæggende detaljer relateret til en begivenhed om, hvem, hvornår og hvad. Det hjælper med påvisning af kildeproblemer og afhjælpning af det samme for at forhindre fremtidige hændelser.
- Intrusion Detection: Det hjælper med at identificere uautoriseret adgang. Mange regler har gjort det obligatorisk at opretholde fortrolighed med data. Det strækker sig til beskyttelse af intellektuel ejendomsret, økonomiske poster, personlige oplysninger osv.
- Problemidentifikation: Gennem realtidsovervågning identificerer revisionslogfiler problemer, der indikerer operationelle problemer, usædvanlige eller mistænkelige aktiviteter eller systemfejl.
- Forhindre svig - Når ordentlige optegnelser opretholdes, er det let at opdage inkonsistens. Da brugerne ved, at transaktioner sandsynligvis er registreret og spores, ville de heller ikke forsøge sådan aktivitet.
- Hjælper i revisioner - For de fleste virksomheder er en revision obligatorisk. Når sporet opretholdes for hver transaktion korrekt, bliver det let for revisorerne at bestemme gyldigheden. Det gør revisionstid og omkostningseffektiv. Det hjælper også revisorerne med at stole på virksomhedens interne kontrol og hjælpe med at beslutte revisionens rækkevidde.
- Identifikation og korrektion af fejl - Det giver omfattende og let tilgængelig information, der let kan undersøges for at finde ud af fejl, hvis nogen. Da det sporer alt, kan fejlen rettes på én gang og sparer tiden for flere mennesker, der løser fejlen flere gange.
- Overholdelse af lovgivningsmæssige standarder - For at overholde den lovgivningsmæssige standard er det afgørende at opretholde et revisionsspor. Det hjælper med at forstå indholdet af transaktioner, når og når det kræves til juridiske formål.
- Lånedokumenter - långivere kræver noget bevis for indtægter og pengestrømme, inden lån udvides til en virksomhed. Dette spor fører en detaljeret oversigt over transaktioner, der kan hjælpe med at levere nødvendige dokumenter.
Begrænsninger
- Udfordring i vedligeholdelse af revisionsspor inklusive placering, der bruges til adgang og opbevaring
- Dataloggene kan være tunge, hvilket fører til en stigning i lageromkostningerne.
- Det bliver undertiden svært at finde en balance mellem databeskyttelse og operationel ydeevne.
- Tab af data ved uhensigtsmæssig brug kan koste meget med direkte skade på fortjeneste og omdømme eller retssager.
Konklusion
- Oplysninger om revisionsspor skal opbevares et sikkert sted
- Der skal være rettidig og regelmæssig backup af dette spor
- Kun nyttige oplysninger skal indsamles for at undgå store lageromkostninger
- Revisionslogfiler bør gennemgås med jævne mellemrum
- Systembrugere skal være opmærksomme på revisionsspor for at sikre tilgængelighed af spor
