Definition af regnskabsafdeling
Regnskabsafdeling henviser til divisionen i et firma, der passer på udarbejdelsen af regnskaber, vedligeholdelse af hovedbogen, betaling af regninger, udarbejdelse af kundefakturaer, lønningsliste og mere. Med andre ord er de ansvarlige for at styre den samlede økonomiske front af virksomheden. Det er umuligt for enhver virksomhed, hvad enten det er et lille firma, der opererer uden for hjemmet eller et stort multinationalt selskab, at fungere for længe uden en regnskabsafdeling af nogen art.
Funktioner i regnskabsafdelingen
- At vedligeholde og registrere alle forretningstransaktioner nøjagtigt og omfattende på en systematisk måde, så de kan hentes og gennemgås når som helst.
- At opretholde tilstrækkelige interne kontroller i organisationen for at beskytte dens værdifulde ressourcer.
- At give et grundlag for præstationsvurdering og skabe ansvarlighed på tværs af organisationen.
- At holde styr på omkostninger afholdt af virksomhedsomkostningerne og rådgive om ændring af eksisterende operationer med det formål at reducere driftsomkostningerne.
- At støtte den øverste ledelse i beslutningsprocessen gennem en passende præsentation af de økonomiske data.
- At planlægge baseret på forventning om forretningsbehov og forventet tilgængelighed af ressourcer.
Roller og ansvar
- Et af de primære ansvarsområder er at indsamle alle de økonomiske data korrekt og derefter udarbejde årsregnskabet / rapporterne. Disse rapporter bruges til udarbejdelse af budgetter, prognoser og andre beslutningsrapporter. Derudover bruges disse rapporter også til kommunikation med långivere, investorer og andre interessenter.
- Vedligeholdelse af et sundt forhold til leverandørerne ved at sikre, at de får betalt til tiden. De bør dog se efter muligheder for at spare penge ved at benytte rabatter / incitamenter på grund af rettidig eller forskudsbetaling. Samtidig bør regnskabsafdelingen også sikre, at det mindste beløb går ud pr. Betaling, men uden gebyrer for forsinket betaling.
- Spor kontofordringer og udestående fakturaer og rådgivning, hvis der kræves indsamlingshandlinger. Regnskabsafdelingen skal sikre, at kunderne betaler fakturaerne til tiden og opretholder et hjerteligt / venligt forhold til dem.
- Det er eneansvarlig for lønningsfunktionen. De skal sikre, at alle medarbejdere får betalt rettidigt og præcist. Derudover skal afdelingen også sørge for, at medarbejderafgifter vurderes nøjagtigt, og betalingerne foretages rettidigt til staten og føderale myndigheder.
- De har brug for at opretholde finansiel kontrol via afstemninger og overholdelse af de gældende regnskabsstandarder, såsom US GAAP. Alle disse fremgangsmåder implementeres for at forhindre svindel og tyveri. Som økonomichef skal afdelingen sikre korrekt vedligeholdelse af procedurerne uden noget slap.
Regnskabsafdelings struktur
De fleste virksomheder har mere end en medarbejder i deres regnskabsafdeling, og derfor er de nødt til at indstille en organisationsstruktur for at strømline dens ledelse. Generelt består det af Chief Financial Officer (CFO), Financial Controller, Managers og Accountants. Strukturen er som følger:
- CFO er øverst i afdelingen og rapporterer direkte til ejeren af virksomheden eller Chief Operating Officer (CEO).
- Financial Controller rapporterer til CFO og har mere specifikke ansvarsområder inden for afdelingen.
- Finance Controller har generelt et team af Managers - Payroll Manager, Accounts Receive Manager og Accounts Payable Manager.
- Hver divisionschef har normalt et team af revisorer.
Værdien af regnskabsafdelingen
Regnskabsafdelingen spiller en vigtig rolle i driften af en virksomhed, da den hjælper med at spore både indtægter (penge ind) og udgifter (penge ud) og samtidig sikre overholdelse af alle lovmæssige krav. Derudover leverer den også kvantitativ finansiel information til ledelse, långivere, investorer og andre interessenter, der bruger dem til at træffe informerede forretningsbeslutninger.
Nøglepositioner i regnskabsafdelingen
Følgende er nogle af nøglepositionerne:
- Chief Financial Officer (CFO): CFO'erne er normalt øverst i store virksomheders økonomiafdeling. De er ansvarlige for at føre tilsyn med forretningens økonomiske sundhed og styre den samlede økonomiafdeling, som inkluderer finansiel planlægning og rapportering, kort og langsigtet forretningsstrategi, revision, intern risikostyring osv. De hjælper også den øverste ledelse med at forstå de økonomiske konsekvenser af forskellige igangværende aktiviteter - inden for og uden for organisationen.
- Financial Controller: Financial Controllers arbejder sammen med CXO'erne, og de er ansvarlige for finansiel regnskab samt udarbejdelse af rapporter om projektledelse, budget og mere. Deres største fokus er dog på at styre øjeblikkelige økonomiske problemer.
- Treasury Manager: Treasury Managers hjælper med formuleringen og udviklingen af forskellige treasury-politikker, som inkluderer identifikation af de bedste investeringsmuligheder, optimeret brug af kreditfaciliteter, reduktion af finansieringsomkostninger osv.
- Accounting Manager / Chief Accountant / Accounting Supervisor : Disse ledere er ansvarlige for at vedligeholde og rapportere alle de finansielle transaktioner. De fastlægger og håndhæver også regnskabsprincipperne baseret på revisionspolitik og lovmæssige krav.
- Regnskabsfører: Regnskabsførerne spiller en vigtig rolle i en regnskabsafdeling, da de er involveret i måling og fortolkning af alle de økonomiske oplysninger.
