Hvad er prøvebalanceformatet?
Prøvebalance har et tabelformat, der viser detaljer om alle ledgers saldi ét sted. Det inkluderer transaktioner, der er udført i løbet af året såvel som åbnings- og afslutningsbalancer på hovedbøger, da hver enhed har brug for at evaluere sin økonomiske stilling over et bestemt tidsrum. Prøvebalancen viser listen over alle konti med både debet- og kreditbalance ét sted og hjælper med at analysere positionen og de transaktioner, der er indgået i en sådan periode på et sted.
Generelt har prøvebalanceformatet tre kolonner. Første kolonner eller oplysninger beskriver hovedkontokontoen som navn eller hoved, under hvilken sådan hovedbog oprettes. Så er der BELØB (DEBIT), dvs. hovedbøgerne, der har debet-saldi; generelt vises en enheds aktiver under denne kolonne. Den sidste er for BELØB (KREDIT), dvs. de hovedbøger, der har kreditbalancer såsom aktiekapital, reserver og overskud, kortfristede og langfristede forpligtelser osv.
For at illustrere ovenstående tekst; en afledt tabel er som følger:
Forklaring af prøvebalance
Trial Balance kan udarbejdes ved hjælp af følgende trin:
Trin 1: Foretag hovedbogspostering af alle journalposter.
Trin 2: Kontroller igen, om en transaktion er udeladt, eller om alle saldi er forberedt korrekt eller ej?
Trin 3: Derefter er det sidste trin at arrangere lukkebalancerne på alle hovedkontokonti i debet- og kreditarray et sted, der kaldes prøvebalance.
Formål
Det primære formål med at udarbejde prøvebalanceformatet i excel er at afstemme alle hovedbalancerne for at aflægge virksomhedens årsregnskab ved udgangen af en bestemt periode, indsendt eller udarbejdet i henhold til de juridiske regler. Med enkle ord kan det siges, at det grundlæggende første skridt er at videregive journalposter. Derefter ville de videregivne journalposteringer blive bogført til respektive hovedbøger kaldet ledgerposting. Derefter kunne kun de korrekte lukkebalancer for alle hovedbøger ses fra prøvebalancen. Undertiden kræver lovgivning udarbejdelse af prøvebalance, så nogle enheder forbereder også prøvebalancen for at opfylde dette formål.
Trial Balance Format
Prøvebalancen i excel er som følger:
I henhold til den ovennævnte prøvebalance, at alle aktiver har en debitsaldo, og alle passiver har kreditbalance undtagen saldoen på overtræk, som har en kreditbalance, men vist på debetsiden. Som vist ovenfor viser lønnen og lejen, der skal betales på kreditsiden. Dette er virksomhedens forpligtelser, der skal betales kort tid og vises derfor som en kreditbalance. Det vigtigste at fokusere på er, at den samlede saldo på kreditsiden og debetsiden af prøvebalancen altid vil matche, hvis alle posteringer foretages korrekt.
Eksempler på prøvebalanceformat
Eksempel nr. 1
Forbered prøvebalancen for ABC Inc. ud fra de tilgængelige saldi pr. Dato 31.03.2019, som som følger:
Nu er prøvebalancen for ABC Inc. pr. 31.03.2019 som følger:
Det vigtigste at bemærke her er den samlede debitering og kredit side af prøvebalancen er lige.
Eksempel 2
Forbered prøvebalancen på en NBFC, der har følgende hovedbalancer pr. Dato 31.03.2019, som følger:
Nu er prøvebalancen for NBFC pr. 31.03.2019 som følger:
Konklusion
Prøvebalance er et vigtigt redskab for enhver virksomheds bekymring til at forene, om regnskaberne er korrekt vedligeholdt eller ej. Ledelsessaldoen, dvs. af alle omkostninger, indkomster, indtægter, betalinger, aktiver, passiver, aktiepræmier osv. Skal indberettes i prøvebalancen. Debetbalancen på resultatopgørelsen skal vises på kreditsiden af prøvebalancen ved at nævne et negativt tegn i beløbskolonnen.
Mens man forbereder hovedbøger og prøvebalancer, skal man være meget opmærksom på at kontrollere, om hver hovedbog er korrekt forberedt. Ellers kan det endelige resultat sige, at de udarbejdede regnskaber ikke viser os det nøjagtige billede eller resultaterne af forretningsdriften.
Endelig skal en person, der har et godt kendskab til regnskab og har relevante erfaringer inden for et sådant felt, få ansvaret for at udarbejde enhedens prøvebalancer i den valgte periode efterfulgt af udarbejdelse af regnskaber.
