Afstemning af bøger er den afstemning, der udføres af virksomheden inden afslutningen af dens regnskab for at sikre, at bøgerne er ajourførte, og at der ikke er nogen manipulation eller bedrageri i virksomhedens regnskaber.
Afstemning af bøger
Som vi alle ved, er regnskabsbøger tegninger for enhver virksomhed. Vedligeholdelse af regnskaberne er nøglen til økonomisk styring.
Imidlertid er det ikke nok at føre regnskaber. Det er også nødvendigt, at regnskabet skal være nøjagtigt og komplet. Der er forskellige kontroller mulig for at sikre dette, men en af de mest grundlæggende og væsentlige måder er "Afstemning af bøger."
- Hvad er forsoning?
- Hvornår udføres forsoning?
- Hvad er perioden for afstemning sker for?
- Hvorfor skal forsoning udføres?
- Bedste praksis for forsoningsprocessen
- Hvordan ser en forsoningserklæring ud?
- Hvilke typer afstemninger er der?
- # 1 - Bankafstemning
- # 2 - Leverandørafstemning
- # 3 - Kundeafstemning
- # 4 - Afstemning mellem virksomheder / li>
- # 5 - Virksomhedsspecifik afstemning
- Nyttige tip til MS Excel, når du udfører afstemninger
Hvad er forsoning?
Det er en proces, der sammenligner to sæt optegnelser og analyserer forskellene mellem de to sæt, hvis nogen.
Disse to sæt optegnelser kan være alt fra hele omfanget af regnskabsbøger. Generelt er et sæt af posten en hovedbog fra selve firmaets bøger, som skal afstemmes, og det andet sæt af posten hentes fra interne eller eksterne kilder.
f.eks. sammenligning af bankbogen (intern kilde) over for kontoudtoget (ekstern kilde).
Hvornår udføres forsoning?
Det udføres normalt inden regnskabsafslutningen. Det tilrådes at gøre det månedligt, så bøgerne er opdaterede, men de kan også udføres kvartalsvis eller årligt.
Tyngre volumen mere bør være forsoningsfrekvensen, så afstemningsprocessen er jævnere.
De skal udføres årligt, før bøgerne certificeres af revisorerne. De fleste afstemninger er en forudsætning for revisionstestformål. Siden vedtagelsen af Sarbanes Oxley (SOX) i 2002 er afstemninger blevet endnu mere kritiske, da den krævede overholdelse er steget til et andet niveau.
Hvad er perioden for afstemning sker for?
Et af de kritiske aspekter, man skal tage sig af, når man udfører forsoning, er, at perioden for begge sæt optegnelser skal være den samme.
I forlængelse af ovenstående eksempel er det meget ulogisk at sammenligne udarbejdet bankbog for perioden 01-jan-16 til 31-mar-16 med kontoudtoget for 01-jan-16 til 30-juni-16. Der skal være et fælles grundlag for sammenligning.
En vigtig ting at overveje er også, at åbnings- eller begyndelsesbalancen altid skal være lig for begge sæt af poster. I ovennævnte tilfælde, hvis saldoen den 1. januar-16 ikke er identisk, skal denne forskel først afhjælpes snarere end at gå videre med afstemningen for 1. januar-16 til 31. marts-16.
Hvorfor skal forsoning udføres?
Opdag svindel
- Det er let at manipulere kontobøger. En måde at afsløre svig er gennem forsoning. Lad os forstå dette med et eksempel.
- ABC-kassereren begår bedrageri ved ikke at registrere kontanter modtaget fra kunder. Ved at gøre dette er kunde- og kontantbøgerne uændrede, og han kan lukke de modtagne kontanter.
- En enkel måde at opdage svig på som dette er at udføre afstemning mellem kundebøger. Når kundens hovedbog i ABC-bøgerne sammenlignes med ABC's hovedbog i kundens bøger, er saldoen ikke bundet, og svig vil blive opdaget.
Sørg for, at optegnelserne er komplette:
- Nogle gange påvirker visse aktiviteter vores bøger, men bliver ikke dirigeret gennem kontoteamet og kan derfor blive opdaget.
- Et lille eksempel er en check deponeret af en kunde direkte på bankkontoen. Hvis kunden ikke informerer, vil hovedbogen såvel som kundebogen være ufuldstændig, hvilket fører til en fejlagtig fremstilling af fakta.
Sørg for, at optegnelser er nøjagtige:
- Der er chancer for menneskelige fejl i regnskabsprocessen.
- Et eksempel på menneskelige fejl er forkert placering af cifre, f.eks. Den faktiske værdi af salget var Rs. 99.736, som forkert blev registreret som Rs. 97.936.
- Disse kan findes under afstemning af konti. Disse er intet andet end transponeringsfejl, og i dette tilfælde er forskellen generelt delelig med 9.
Bedste praksis for forsoningsprocessen
Nogle af de bedste fremgangsmåder, der kan anvendes, således at forsoning hjælper med at nå sit formål, er som følger:
- Virksomheder bør oprette en afstemningsproces, der skal følges internt. Den skal dække frekvensen, nøglekonti, for hvilke der skal foretages afstemning, standardiserede formater osv. Disse processer vil variere afhængigt af volumen, type branche, højrisikoområder osv. Politikken skal udarbejdes og cirkuleres til Finance & Accounts team regelmæssigt.
- Opdelingen af pligter skal følges. Det betyder, at medarbejdere, der registrerer bogføringene i regnskaberne, ikke skal være en del af afstemningsprocessen. Det vil sikre, at man kontrollerer det arbejde, der udføres af en anden.
- Autoritetsmatrix til maker-checker-processen skal følges. Afstemningserklæringer skal også udarbejdes og kontrolleres af forskellige medarbejdere baseret på betegnelsen. Den udøvende kan udarbejde afstemningsopgørelsen, og lederen kan kontrollere det samme.
- Korrekt afmelding skal foretages af forberederen og kontrolløren, så folk føler sig ansvarlige nok.
- Strenge tidslinjer til afslutning af afstemninger bør indstilles til at afsløre svig og til at træffe rettidige handlinger.
- Omfanget af den interne revision bør også omfatte kontrol af disse afstemningsopgørelser.
- Godkendelsesprocessen skal indstilles til at videregive rettelsesposter (hvis nogen opdages under afstemningsprocessen) til korrektion af konti. Det vil sikre, at mellem- og øverste ledelse opdateres fra tid til anden.
- Støttedokumenter (såsom kontoudtog, kundens hovedbog osv.) Skal udgøre en del af afstemningsopgørelsen, hvor afmelding skal opnås.
Hvordan ser en forsoningserklæring ud?
En forsoningserklæring skal være så enkel som muligt. Det skal indeholde nødvendige detaljer såsom hvilken hovedbog der afstemmes, hvad er perioden for afstemning, hvornår er afstemningen forberedt, hvem der har forberedt, kontrolleret, godkendt osv.
Følgende er et simpelt format for forsoningserklæringen:
| ABC Co. | |||
| Bankafstemningsopgørelse pr. 31. marts-16 | |||
| Bankkontonr. 00000xxxxxx | |||
| Saldo pr. Regnskab 31. marts-16 | xxx | ||
| Tilføje: | Justering 1 | xxx | |
| Justering 2 | xxx | ||
| Justering 3 | xxx | xxx | |
| Mindre: | Justering 4 | xxx | |
| Justering 5 | xxx | xxx | |
| Justering 6 | |||
| Balance pr. Kontoudtog 31. marts-16 | xxx | ||
| Udarbejdet af: Revisor | |||
| Kontrolleret af: Manager | |||
| Bekræftet af: Finance Controller | |||
Et af de to sæt kan tages som basen, og justeringer skal tilføjes eller trækkes, hvorved man når frem til balanceringstallet.
I ovenstående format tages bankbogen som base. Men hvis kontoudtoget betragtes som basen, vendes alle justeringer. At følge to sager hjælper med at forstå dette bedre:
Sag A - At tage bankbogen som base
| Saldo pr. Regnskab 31. marts-16 | 9.700 | ||
| Tilføje: | Checks udstedt men ikke deponeret | 10.000 | |
| Bank interesseret krediteret af banken | 75 | 10.075 | |
| Mindre: | Bankgebyrer ikke registreret | 175 | 175 |
| Balance pr. Kontoudtog 31. marts-16 | 19.600 |
Sag B - At tage kontoudtoget som base
| Balance pr. Kontoudtog 31. marts-16 | 19.600 | ||
| Tilføje: | Bankgebyrer ikke registreret | 175 | 175 |
| Mindre: | Checks udstedt men ikke deponeret | 10.000 | 175 |
| Bank interesseret krediteret af banken | 75 | 10.075 | |
| Saldo pr. Regnskab 31. marts-16 | 9.700 |
Hvilke typer afstemninger er der?
Grundlæggende afstemningsopgørelser, der er væsentlige og udarbejdet i den daglige forretningsregnskab:
- Bankafstemning
- Leverandørens forsoning
- Kundeafstemning
- Afstemning mellem virksomheder
- Virksomhedsspecifik afstemning
Vi vil diskutere hver af disse udsagn i detaljer:
# 1 - Bankafstemning
Der udarbejdes en bankafstemningsopgørelse vedrørende faktiske transaktioner, der afspejles i kontoudtoget over for transaktioner, der er registreret i vores bankbog.
Nogle af grundene til forskellen mellem bankbogen og kontoudtoget er:
- Check udstedt til en leverandør, men præsenteret på et senere tidspunkt
(Til tider er der checks, der vises i kontoudtoget, som er meget gamle. De er uaktuelle og kan ikke engang deponeres mere. Det er bedre at afskrive dem og holde bankbogen klar.)
- Beløbet deponeret af en kunde direkte på vores bankkonto
- Bankinteresser krediteret af banken
- Bankomkostninger debiteret af banken
- Bankfejl (selvom det er sjældent, kan der opstå fejl ved dataindtastningsfejl, også af banken)
Alle betalings- og kvitteringsrelaterede aktiviteter spores gennem bankbogen. At forene det hjælper med at holde det opdateret.
For at gøre vores liv lettere har de fleste af de regnskabsmæssige ERP'er indbyggede funktioner, der hjælper med at udtrække bankafstemningsopgørelsen direkte.
Det grundlæggende koncept, der anvendes i disse ERP'er, er registrering af "bankdatoen" for hver transaktion. En bankdato er en dato, hvor transaktionen afspejles i kontoudtoget. ERP udtrækker en rapport baseret på "Dokumentdato" over "Bankdato."
# 2 - Leverandørafstemning
En leverandørafstemningsopgørelse udarbejdes for at sikre, at de regnskabsposter, der er sendt i sælgerens bøger, er i overensstemmelse med de regnskabsposter, der er sendt i vores bøger.
Årsagerne til afvigelser er som følger:
- Sælgeren kan ikke reservere købsretur, der er booket af os.
- Checks, der er udstedt af os, afspejles muligvis ikke i deres bøger. Det sker normalt, når checken er forkert placeret eller mistes under transit.
- Varer i transit ikke registreret af os, men registreret af sælgeren;
# 3 - Kundeafstemning
En kundeafstemningsopgørelse ligner meget leverandørafstemning. Det er parat til at kontrollere, om kundens bøger er synkroniseret med vores bøger. De fleste virksomheder behandler kundeafstemning som en prioritet frem for leverandørafstemning. Det er fordi der kan modtages penge fra kunder, og det er altid bedre at afstemme, så betalingerne ikke afventer på grund af nogle problemer med hensyn til regnskabsposter.
Årsagerne til afvigelser er som følger:
- Returneringer booket af kunder vises ikke i vores bøger.
- Skatter, der er trukket af kunden, og som ikke er bogført i vores bøger.
- Varer i transit registreret som salg i vores hovedbog.
- Betalinger direkte overført til vores bankkonto registreres ikke.
En god praksis er at udføre månedlige afstemninger af kunder på rotationsbasis. Lad os, at en virksomhed har 100 ulige kunder, og der skal foretages afstemninger på omkring 10-15 kundebøger hver måned.
Når afstemningen er afsluttet og certificeret af begge parter, kan der også udstedes et balancecertifikat for den givne periode. Det vil sikre, at åbningsbalancerne ikke behøver at blive kontrolleret igen. Det hjælper også med at løse tvister.
# 4 - Afstemning mellem virksomheder
Koncernvirksomheder (Holding, datterselskab osv.) Skal udarbejde konsoliderede regnskabsbøger. Disse bøger skal eliminere transaktioner mellem virksomheder, såsom salg fra Holding Co. til dets datterselskab. For dette bliver det yderst vigtigt, at deres regnskab altid er synkroniseret og derfor skal afstemmes regelmæssigt, før konsolideringsprocessen er færdig .
# 5 - Forretningsspecifik afstemning
Hver virksomhed bliver nødt til at forberede andre afstemninger ud over de ovennævnte grundlæggende. Et eksempel på dette er afstemningen mellem omkostninger ved varer
Denne afstemning gælder ikke for serviceindustrien, da de ikke har lagerbeholdning. Det er dog afgørende for virksomheder, der har beholdning.
Hvad er prisen på solgte varer?
Omkostninger ved solgte varer = åbningslager + køb - slutbeholdning
Omkostninger for solgte varer = Salg - fortjeneste
En af de to metoder kan nå ud til varens pris. Begge skal være det samme beløb. Hvis ikke, skal der udarbejdes en forsoningserklæring for at finde ud af grundene til forskelle. Ligeledes skal der foretages fysisk verifikation af slutbeholdningen, og den samme skal afstemmes med den afsluttende bestand, der vises i regnskaberne.
Afstemning af bøger Video
Nyttige tip til MS Excel under afstemning
- En standardiseret skabelon skal udarbejdes med alle vigtige formler i Excel. (Format illustreret ovenfor kan bruges)
- I tilfælde af leverandør / kundeafstemning fungerer faktura nr. Som et standardfelt, der kan tages som en base for at udføre Vlookup-funktion og gøre afstemningsprocessen mere ligetil. Sørg for at lave en indsæt special efter brug af Excel Vlookup-funktion.
- Filtrer debet- og kreditposter separat og afstem dem individuelt. En anden måde at adskille poster på er at filtrere dem på typen, dvs. betalinger, fakturaer, returneringer, andre justeringer. At forene disse separat og derefter tilføje forskellene vil vise sig at være nyttigt.
