Gruppér data i Excel
Jo flere data du har, jo mere forvirring vil det skabe i det endelige resuméark. For eksempel, hvis du viser månedlige salgsrapporter fra forskellige kategorier, og hvis kategorierne er for mange, kan vi ikke se den fulde visning af resuméet i en enkelt vinduesramme. Når resuméet overstiger mere end en vinduesramme, er vi nødt til at rulle ned eller rulle over for at se den anden måneds tal, så i sådanne tilfælde er det en god ide at gruppere dataene. I denne artikel viser vi dig måderne til at gruppere data i Excel.
For meget af linjeposter i underkategorier kan være overvældende at se og meget komplekse at læse; dette øger chancerne for at læse forkert. Den gode ting er excel fleksibel, og vi kan organisere dataene til gruppen for at skabe et præcist resume ved at tilføje PLUS- eller MINUS-tegn.
Hvordan grupperer jeg data i Excel?
Eksempel nr. 1
Nedenfor er resuméet af det månedlige salgsoversigt på tværs af forskellige kategorier af virksomheden.
Som du kan se ovenfor, kunne vi kun se to måneders resumé i den enkelte sidevisning. For at se oversigten over andre måneder skal vi rulle til højre for arket for at se andre resterende måneder for at se resuméet, men ved at gruppere dataene kan vi se i en enkelt sidevisning som den nedenfor.
Ok, lad mig vise dig, hvordan du grupperer den første måneders opdeling af underkategorier.
- Trin 1: Vælg kolonner, som vi har brug for at gruppere; i dette eksempel er vi nødt til at gruppere underkategorispaltningskolonner og se den eneste månedlige total, så vi skal kun vælge underkategorikolonner.
- Trin 2: Når du har valgt kolonnerne til gruppen, skal du gå til fanen Data; under områdekategorien under fanen Data har vi en "Gruppe" -mulighed.
- Trin 3: Klik på rullelisten i excel af "Group" og vælg igen "Group".
Så snart du vælger indstillingen "Gruppe", kan vi se, at de valgte kolonner er grupperet sammen.
Klik på ikonet "Minus" for kun at se "Jan" i alt.
- Trin 4: Tilsvarende skal du vælge den anden måned "Feb" kolonner og gruppere dataene.
- Trin 5: Et tip her er, at du ikke behøver at klikke på "Group" -muligheden hver gang fra DATA-fanen; snarere, når grupperingen af den første måned er overstået, skal du vælge kolonnen anden måned og trykke på F4-tasten for at gentage den forrige opgave en gang til.
Som denne gentagelse, trinene for hver måned til at gruppere dataene.
Så når vi ønsker at se den særlige månedlige underkategorisammenbrud, skal vi bare klikke på ikonet PLUS for at udvide den grupperede kolonnevisning.
For eksempel, hvis jeg vil se "Mar" -måneders underkategori opdelingsværdier, skal vi klikke på symbolet "PLUS".
For at gruppere kolonnerne skal du klikke på minustegnet.
Eksempel # 2 - Genvejstast til gruppering af dataene
En genvej er en måde at øge produktiviteten i excel på, så gruppering af dataene skal have en genvejstast.
Genvejstasten til de valgte grupper af data er ALT + SKIFT + Højre pil.
- Trin 1: Vælg først de kolonner, der skal grupperes.
- Trin 2: Tryk nu på genvejstasten ALT + SKIFT + Højre pil.
Eksempel # 3 - Se hurtigt skjulte (udvidede) og grupperede data
Som vi gjorde ovenfor, kan vi gruppere dataene for at se en oversigt over en enkelt side eller et enkelt vinduesrammesammendrag i Excel. Når vi grupperer dataene øverst til venstre på regnearket, kan vi se niveauknapper.
Hvis du klikker på knappen på det første niveau, dvs. "1", kan vi se "grupperede" data; når vi klikker på niveau-knappen "2", kan vi se udvidede data.
Ting at huske
- Gruppering er måden at kun vise hoveddataene på.
- Mens vi grupperer exceldataene, skal vi vælge alle de datakolonner, som vi har brug for at gruppere, og udelade den kolonne, der skal ses.
- Genvejstasten til at gruppere de valgte datakolonner er ALT + SKIFT + Højre pil.
