Fuld form for SOP (standard driftsprocedure)
Den fulde form for SOP står for Standard Operating Procedures, som er det sæt af dokumenter og processer, der bruges af en virksomhed, hvor ledelsen registrerer forretningsdriften vedrørende levering og opfølgning af produkterne og tjenesterne over tid.
- Ledelsen skal holde styr på sin virksomheds konsistens, og ud fra den er disse dokumenter nødvendige. I tilfælde af en voksende forretning bliver ledelsen nøglepersonalet, og han tager alle de store beslutninger.
- Når virksomheden vokser til det næste niveau, begynder virksomheden at opbygge sit eget hierarki af ledelsen og spreder ansvaret til alt andet personale. Således får ejeren sine hjælpende hænder, hvorved han kan træffe beslutningerne ved at konsultere det andet ledelsespersonale.
- Således bliver kravet om yderligere ledelse sammen med dokumenterede standarddriftsprocedurer indlysende, hvilket gør det muligt for virksomheden at vokse og også etablere sine strategier og træne personalet.
Mål
- Det hjælper med at etablere en strategisk ledelse af en virksomhed ved at give de trin, som ledelse på øverste niveau skal følge for at etablere virksomhedens langsigtede strategi.
- Etablerer personaleafdelingen ved at synkronisere segmentet for lønstyring og rekruttering, som hjælper virksomheden med at levere de tjenester, der kræves for at kvalificere, ansætte, uddanne og fastholde medarbejdere i virksomheden.
- Formålet er at hjælpe med driften af virksomheden ved at levere processen ved at håndtere hvert eneste aspekt af forretningsdriften, som inkluderer kvalitetskontrol, indkøb, sikkerhed og generel udførelse af produkterne og tjenesterne til forbrugerne.
- Design til at organisere økonomi- og administrationsafdelingen ved at give alle de nødvendige trin til alle finansielle transaktioner relateret til virksomheden. Dette system hjælper med at identificere alle nøgleindikatorer for virksomheden.
- Dette hjælper i prognose- og budgetteringsafdelingen ved at give de nødvendige skridt til korrekt udførelse af virksomhedens årsrapport og et skøn over de næste to til tre virksomhedsregnskaber.
- Det hjælper også med salg og markedsføring ved at give alle de detaljerede krav til alle aktiviteter, der kræves til leadgenerering, efterfulgt af salgsforslaget og lukning af leadet.
- Dens proces sigter mod at forbedre informationsteknologien, som inkluderer en detaljeret redegørelse for alle it-protokoller, herunder sikkerhedskopier, katastrofegendannelsesplaner, medarbejderoplysninger, driftsdetaljer osv.
Fordele
- En af de største fordele ved standarddriftsprocedurer er, at det skaber et ledelseshierarki og tildeler hver af de opgaver, der passer til de respektive teams.
- Tildeling af respektive opgaver udføres på en ordentlig måde, hvilket hjælper med at registrere og verificere alle data, der er relateret til virksomhedens drift på en systemisk måde.
- For at forbedre forretningsudsigterne har ledelsen brug for baggrunden for at finde de relevante oplysninger, der kræves i hver af strategierne til fremtidig udførelse.
- Ledelsen er godt opmærksom på virksomhedens nuværende scenarie, hvilket yderligere hjælper dem med at forbedre det eksisterende scenarie for virksomheden ved at se på hver enkelt afdelings tidligere resultater og sammenligne den med den budgetterede.
- Under fusionen og overtagelsen eller i tilfælde af en mulig overtagelse af virksomheden, vil ledelsen vise track record for hver enkelt afdeling, hvilket hjælper køberen med at identificere det aktuelle scenarie for den målrettede virksomhed.
- Denne proces hjælper med at organisere en opstartsvirksomhed og hjælpe dem med at nå organiseret multinationale ved korrekt udnyttelse af ressourcerne på en systematisk måde.
Hvordan man skriver standard driftsprocedurer?
- Et korrekt format er nødvendigt for at præsentere det på en måde, der er forståelig for det målrettede afsnit.
- Inputdata er påkrævet sammen med den foreslåede strategi.
- Den målrettede målgruppe skal identificeres.
- Vi er nødt til at fremhæve formålet med de almindelige driftsprocedurer.
- Sætningskonstruktionen skal laves på et enkelt sprog for at forstå alle publikum. Sproget skal opretholdes på en skarp måde.
- Sætningen skal konstrueres på en måde, så den repræsenterer historiefortælling snarere end en sætning. Dette skyldes, at folk husker historier og nemt kan oprette forbindelse.
- Indholdet skal kontrolleres med flere korrekturlæsning, genkontrol af fakta og tal og redigering om nødvendigt.
Eksempler
# 1 - Formål
Dette generelle formål med proceduren skulle beskrives, efterfulgt af de enkle trin til verifikation af de målrettede klienter.
# 2 - Anvendelsesområde
Omfanget skal nævnes på en skarp og komprimeret måde, så det skal være synligt for alle kunder i banken.
# 3 - Ansvar og verifikationer
Bekræftelsesprocessen skal udføres af den relevante afdeling efterfulgt af kassereren og verifikationsteamet. Teamet skal se på kundernes transaktioner og konti på en ordentlig måde ved at følge bankens retningslinjer.
Hvorfor har vi brug for SOP'er?
Kravet om yderligere ledelse sammen med dokumenterede standarddriftsprocedurer bliver indlysende i tilfælde af voksende forretning, hvilket hjælper virksomheden med at udvide og også etablere sine strategier og træne personalet for at forbedre forretningsmulighederne. Det hjælper virksomheden med at etablere sit mål og tilbud til kunderne og fastlægger sine kommende forretningsudsigter og strategier foran investorerne.
Konklusion
Dette er en fantastisk måde at kommunikere med kunder, investorer og andre tredjeparter, der har interesse i den respektive forretning. Ledelsens strategier og de kommende forretningsudsigter sammen med produktpipelinen er synlige fra standarddriftsprocedurer.
