Hvad er Management by Exception?
Ledelse ved undtagelse er en forretningsstyringsstrategi, der siger, at ledere og tilsynsførende kun skal undersøge, undersøge og udvikle løsninger til de spørgsmål, hvor der er en afvigelse fra fastsatte standarder, normer, forretningspraksis eller andre økonomiske mål som fortjenesteafvigelse, kvalitetsspørgsmål, infrastrukturproblemer osv. i stedet for at undersøge og håndtere hver rutinemæssig forretningsaktivitet.
Forklaring
Ledelse ved undtagelse er kun systemet til at spotte og rapportere en situation til ledelsen i det tilfælde, hvor der er et reelt krav fra et personale på lederniveau. Det grundlæggende formål er at udnytte ledelsestiden på den mest effektive og bedst mulige måde ved kun at involvere dem, når der er en vigtig afvigelse fra de rutinemæssige eller normale forretningsresultater.
Som et resultat vil de have mere tid til at undersøge en vigtig sag, der involverer store afvigelser, og kan give deres bedste i finjustering af problemet, mens andre mindre forhold kan håndteres direkte af det lavere niveau personale. Det hjælper ledelsen med at opdage og fjerne de forhindringer, der har brug for beslutningstagning, og tage de bedst egnede handlinger. I dette system forsynes ledelsen med en kortfattet, uvarieret komparativ fuldstændig detaljeret rapport, der dækker alle vigtige aspekter af emnet.
Hvordan virker det?
Management undtagelsesvis fungerer i de følgende faser-
# 1 - Målefase
Under dette første undtagelsestrin ledes data vedrørende forretningsdrift akkumuleret og evalueret, hvilket inkluderer måling af ydeevnen for alle tilgængelige input lige fra bestræbelser på at nå mål for virksomheden, dens optimering, pengestrøm, hvordan finansielle ressourcer bliver bruges til at levere tjenester eller fremstille varer til fortjeneste, brug og spild af råvarer og dets økonomi gennem køb, forarbejdning og opbevaring indtil levering af færdige varer.
Alt dette involverer næsten alle faktorer, der bruges til kvantificerbar måling, såsom anvendelse af tidsstandarder, lagerdata, balanceoplysninger, inspektionsresultater for færdigvarer, lager til rådighed for salg, maskinudnyttelsesdata, omsætningsaktiver osv.
# 2 - Projektionsfase
Denne fase undersøger de anvendte målinger, der er nyttige til at nå forretningsmål. Baseret på historiske data udarbejdes fremskrivninger ved at anvende statistisk viden såsom signifikans, sandsynlighed, tillid, standardafvigelse, stikprøvestørrelse, korrelation. Herefter udvikles planerne i henhold til prognosen. I det nuværende scenarie kontrolleres en komplet prognosestrategi grundigt ud fra alle mulige resultater som procedurer og eksisterende politikker, udstyrets og personalets kapacitet og tilstrækkelighed, organisationsstruktur osv. Hvis det er nødvendigt, kan planerne ændres.
# 3 - Valgfase
Efter grundig screening af alle planerne vælges og implementeres den bedste i denne fase. Derfor vedtages systemet, hvilket ledelsen mener er bedst for at nå forretningsmål.
# 4 - Observationsfase
Under denne fase overvåges den valgte proces- og strategiforløb og ydeevne med jævne mellemrum. Systemet skal have kvaliteter, som det skal være automatisk, pålideligt og skal være tilstrækkeligt. Tilstrækkelighed her betyder, at data skal være præcise, der hverken er for store eller for små, det skal være op til mærket med alle relevante oplysninger, der kræves.
# 5 - Sammenligningsfase
Under denne fase evalueres arbejdets fremskridt og sammenlignes med et forudkonstrueret kørekort for at identificere eventuelle afvigelser. Afhængigt af afvigelsens art er den kategoriseret som større, mindre afvigelse eller en hvilken som helst anden afvigelsesklasse.
# 6 - Handlingsfase
Baseret på den afvigelse, der er identificeret under sammenligningsfasen, udvikles yderligere handlingspunkter. Strategier implementeres med det formål at bringe kapaciteten og ydeevnen til det ønskede niveau eller foretage ændringer i prognosen for at sikre optimal præstation.
Management by Exception eksempler
Økonomisk eksempel: Chief Financial Controller (CFC) i Henry Inc. er stærkt engageret i forskellige værker, møder og andre engagementer. For at mindske byrden ved hans arbejde har ledelsen en gang efter en grundig analyse udviklet sig efter definerede grænser, ud over hvilke der skal rapporteres sager til CFC og kræver forudgående godkendelse: -
ABP Salg og udgifter var $ 8,00,000 og $ 6,00,000, mens faktiske salg og omkostninger var $ 6,00,000 og 3,00,000. Find ud af, om sagen skal rapporteres til CFC?
Løsning:
- Indtægter: Den faktiske omsætning er $ 6,00,000, hvilket er mere end 50% af ABP ($ 8,00,000 x 50% dvs. $ 4,00,000) Også mere end $ 5,00,000. Derfor rapporteres dette materiale ikke til CFC, da betingelserne ikke er opfyldt.
- Udgifter: Faktiske udgifter er $ 3,00,000, hvilket er mere end 40% af ABP ($ 6,00,000 x 40%, dvs. 2,40,000) og havde også overskredet $ 2,50,000-grænsen, her bliver sagen afgørende og skal rapporteres til CFC for yderligere analyse og beslutningstagning med henblik på korrektion og matching med fastsatte standarder.
Management by Exception vs. Passive Management by Exception
Aktiv ledelse undtagelsesvis er, hvor ledelsen er aktiv på forhånd for at håndtere situationerne, bistår i problemer og deltager i realtid i alle aktiviteter og holder øje med, hvad hans personale gør for at overvinde fejl, inden de opstår.
Den anden er undtagelsesvis passiv ledelse, hvor ledelsen kun afbryder, når de ønskede mål ikke nås, og ændringen i planlægningen skal udføres, og der kræves korrigerende handlinger. Denne metode kommer normalt kun til handling, hvis der sker en usædvanlig begivenhed. Hver metode har sin egen betydning, og man kan vælge en af dem baseret på forretningskrav.
En passiv tilgang er nyttig for virksomheder, der har et afslappet miljø og personale, der forstår deres roller og ansvar. Dette kan hjælpe med at tilskynde personalets moral og være uafhængige. Mens en aktiv tilgang kan bruges af mindre opmærksomme, nye kommende med lavere personale, strengere organisation, da de har brug for trinvis vejledning for at fuldføre deres arbejde.
Fordele
- Det hjælper med den bedst mulige tidsudnyttelse, da ledere kun bliver bedt om at løse problemer på afgørende niveauer.
- Da ledere er fri for rutinearbejde, kan de anvende deres fulde energi med koncentreret indsats på kritiske problemer.
- På grund af den begrænsede arbejdsbyrde kan ledere gennemgå en detaljeret analyse af det arbejde, der skal udføres.
- Ledelsesaktiviteter og kontrol øges med undtagelse af ledelsen.
- Det hjælper let med at få adgang til tidligere tendenser og gammelt arbejde.
- Det forudsiger de ledelsesmuligheder og problemer, der kan opstå i fremtiden.
- Både kvalitativ og kvantitativ indsats er involveret i denne proces.
- Det sænker mængden af økonomiske og operationelle resultater, som ledelsen skal se.
- Det hjælper det lavere og underordnede personale med at implementere deres egne ideer for at nå det ønskede mål.
Ulemper
- Det er baseret på tidligere resultater, som aktuelle data sammenlignes med. Hvis de tidligere data ikke er korrekte, kan der derfor være problemer i den nuværende beslutningstagning.
- Det har brug for et detaljeret undersøgelses-, observations- og rapporteringssystem, så det kræver en finansanalytiker, der foretager resuméer og rapporter og præsenterer det for ledelsen og derfor kræver yderligere arbejdskraft.
- Systemet advarer ikke, før problemet opstår, dvs. det fungerer som korrigerende i stedet for forebyggende.
- Det kan ikke måle menneskelig adfærd. Derfor undertiden vanskeligt at gennemføre.
Konklusion
Management undtagelsesvis er en ledelsesstrategi, der kræver, at ledelsen kun sikrer sit engagement i tilfælde, hvor der registreres afvigelser fra den indstillede standard, normer og benchmarks. Det hjælper også indirekte med at øge medarbejdermoralen, når de bliver en del af beslutningstagning og problemløsning, som ellers ville være blevet håndteret af personale på lederniveau, der indirekte giver en følelse af autoritet og ansvar hos medarbejderne.
