Hvad er bøger med original indgang?
Bøger med originale poster, også kaldet den første postbog, er hvor hele journalposteringer registreres og opbevares med alle bilag og detaljer om transaktionerne, hvilket giver eksistensen og nøjagtigheden af den økonomiske transaktion, der er bogført, før den samme bliver omkodet eller overført i de enkelte hovedbøger.
Forklaring
Originale optegnelser betyder den første bogføring af transaktionen, der holdes sammen med bilag og detaljer vedrørende transaktionen. Den registrerer alle typer transaktioner som udgiftskuponer, fakturaer, kontanttransaktioner, banktransaktioner osv. Når alle detaljerne i transaktionerne kun er registreret i de oprindelige bogføringsbøger, kan den samme transaktion yderligere bogføres i de enkelte hovedbøger der regulerer typen af transaktioner.
Eksempel på bøger med original indgang
Som de forskellige typer kunne der være flere eksempler på det samme. Nogle af eksemplerne kan være:
- Kontantjournaler: Bøgerne med den oprindelige post, hvor alle typer betalinger og kvitteringer, der foretages gennem kontanter, registreres og vedligeholdes. I den periode, hvor en post indtastes, bogføres hver transaktion, der involverer flytning ind eller ud af kontanter fra organisationen, i kontantjournaler med al understøttelse eller dokumentation.
- Bankjournaler: Samme som kontantjournaler, bankjournaler vedligeholdes også i perioden, som indeholder alle de transaktioner, der involverer flytning af beløb fra organisationens bankkonti.
- Salgsjournaler: Salgsjournaler er de bøger, hvor originale poster for hver transaktion er direkte relateret til organisationens salgsindtægter.
- Købsjournaler: Købsjournaler er de bøger, hvor originale poster for transaktionen er relateret til køb.
Typer af originale bøger
Generelt er det af to typer, vist som følger:
# 1 - Særlige tidsskrifter
Særlige tidsskrifter er de originale bøger, hvor der udarbejdes separate tidsskrifter for forskellige transaktioners art. Når alle transaktionerne er bogført i de separate bøger, overføres disse transaktioner eller siger saldi til deres individuelle og separate hovedbøger. Eksempler på sådanne tidsskrifter er -
- Salgsjournal: Bruges til at registrere transaktionen for salgsfakturaerne, når varerne er solgt på kredit.
- Købsjournal: Bruges til at registrere transaktionerne med køb for organisationen, når varerne er købt hos leverandørerne på kreditbasis.
- Cash Journal eller Cashbook: Bruges til at registrere betalingen eller kvitteringen udført kontant.
- Salgsafkast & købsreturjournal: Bruges til at registrere dataene for salgsafkast og køb, der returneres. Etc.
# 2 - General Journal
Generelle tidsskrifter er de tidsskrifter, der bruges til at registrere de transaktioner, der ikke er registreret i nogen særlig journal eller lettere vilkår; det kan siges som bogføringsbøgerne for de transaktioner, der ikke er kvalificerede til nogen speciel eller specifik bogføring.
Komponenter
Da bøgerne med den oprindelige post lagrer transaktionerne, såvel som detaljerne i transaktionerne, nogle specificerede komponenter, er obligatorisk at nævnes for bogføring af en transaktion i bøgerne. Disse komponenter er som følger:
- Transaktionsdato: Før en transaktion registreres i journalen, er det obligatorisk at nævne den dato, hvor den samme transaktion finder sted eller registreres i regnskaberne. Hvis journalen holdes datovis, anbefales det, at transaktionen indtastes i den rigtige datofunktion.
- Relevant part og transaktionsoplysninger: Hvis transaktionerne registreres i den særlige journal, skal transaktionen nævne den part, som kredittransaktionen er foretaget med, dvs. leverandøren i tilfælde af købstransaktion, men hvis transaktionen er booket ind i den almindelige journal skal transaktionen nævne de relevante parters detaljer.
- Fortælling: Fortællingen med transaktionen giver detaljerne i transaktionen samt forklarer årsagen til transaktionen eller transaktionens art er en kort form.
- Giv henvisningen til det originale dokument: Den skal give en henvisning til det originale dokument, som transaktionen er booket på, dvs. fakturanummer i tilfælde af køb osv.
- Monetære detaljer: Posten skal nævne det monetære beløb, der er involveret i transaktionen.
- Angiv hovedkonto: Den skal nævne den relevante hovedkonto, hvor den samme transaktion ville blive bogført efter den vellykkede komplette registrering i de originale bøger.
Fordele
- Med registreringen i de oprindelige bogføringsbøger registreres daglige transaktioner i bøgerne, og det reducerer chancerne for udeladelse af enhver transaktion.
- Da bøgerne opretholder alle detaljerne i transaktionen samt et resumé af transaktionen i fortællingerne, kunne enhver fejl i transaktionen let identificeres under portoen på den enkelte reskontokonto.
- Transaktionerne registreres i kronologisk rækkefølge, så det er blevet relativt lettere at kategorisere dem og overføre dem til relevante hovedbøger.
Ulemper
- Tidsskrifterne er voluminøse og har mange mængder, der gør håndtering af data meget vanskelig.
- Det er ikke let at finde en bestemt transaktion, medmindre personen kender datoen for transaktionen.
- Efterbestillingen af alle transaktionerne i den enkelte hovedbog tager meget tid.
Konklusion
Books of Original Entry hjælper organisationen med at registrere transaktionerne dagligt med al support og detaljer. Det hjælper med at opretholde transaktionerne i præform rækkefølge & arrangementet af de samme i kronologisk rækkefølge gør det nyttigt at vedligeholde dataene, og transaktionens fejl eller udeladelse reduceres. Det hjælper altid med at spore strømmen af data fra regnskabet til de primære journalregnskaber.
