Hvad er Special Journal in Accounting?
Special Journals er alle regnskabsjournaler i en organisation undtagen den almindelige journal, hvor alle transaktioner med de samme transaktioner registreres et sted i en organiseret form, der hjælper regnskabsførere og bogførere i virksomheden med at holde styr på alle de forskellige forretningsaktiviteter på en ordentlig måde.
Top 6 typer
Der er forskellige typer, hvor nogle af de almindeligt anvendte i regnskaberne inkluderer følgende:
# 1 - Købsjournal
Indkøbsjournal registrerer alle transaktioner relateret til køb af varerne på kredit fra leverandørerne.
# 2 - Købsretur- og godtgørelsesjournal
Den registrerer alle transaktioner relateret til returnering af varer tilbage til leverandøren, som blev købt på kredit eller kvoter modtaget fra leverandøren.
# 3 - Salgsdagbog
Salgsjournal registrerer alle transaktioner relateret til virksomhedens salg af varer til sin kunde på kredit.
# 4 - Salgsretur- og tillægsjournal
Den registrerer alle transaktioner relateret til tilbagelevering af varer fra kunderne, der blev solgt på kredit og kvoter givet til kunderne.
# 5 - Kontantkvitteringsjournal
Kontantkvitteringsjournal registrerer alle de transaktioner, hvori selskabets modtagelse af kontanter, såsom transaktioner, der involverer salg af varer mod kontanter, salg af virksomhedens aktiver mod kontanter, kapitalinvestering fra virksomhedsejeren i form af kontanter, etc.
# 6 - Kontant betalingsjournal
Den registrerer alle transaktioner, der involverer udstrømning af kontanter fra virksomheden og inkluderer transaktioner såsom kontanter betalt til leverandører, kontanter betalt for udgifterne osv.
Eksempler
Der er et firma A ltd, der har en stor forretning. For at holde optegnelserne i en organiseret og bedre form opretholder den optegnelsen i specialtidsskrifterne. En af dem er salgsjournalen, som virksomheden bruger til at registrere alle transaktioner relateret til salg af varer på kreditbasis.
Når virksomheden sælger varerne til sin kunde på kreditbasis, vil der blive trukket en debiteringskonto og en kredit på salgskontoen. Så denne transaktion registreres i salgsjournalen ved debitering af den tilgodehavende konto. Når virksomheden i fremtiden modtager betalingen mod tilgodehavender, registreres det samme i kontantkvitteringsjournalen. Hvis der er noget retur fra kunden, vil det samme blive registreret i salgsafkastet og kvotebladet.
Fordele
Nogle af fordelene er som følger:
- Alle regnskabstransaktioner relateret til en lignende art registreres i den pågældende specielle journal. Da de registrerer alle transaktioner med relaterede transaktioner et sted i en organiseret form, vil dette hjælpe regnskabsførere og bogholderne med at holde styr på alle de forskellige forretningsaktiviteter korrekt.
- Generelt i store virksomheder håndteres hver af specialtidsskrifterne af separate personer, hvilket gør personen specialiseret inden for dette område, hvilket øger effektiviteten i arbejdet og reducerer chancerne for fejl i bogføringen.
- Virksomheder, hvor sådanne tidsskrifter opretholdes intern kontrol, er bedre. Ved en sådan opdeling af arbejdet mindskes medarbejderens konflikt vedrørende deres ansvar, og kvaliteten af arbejdet stiger.
Ulemper
Nogle af ulemperne er som følger:
- Hvis der opstår en fejl under opretholdelse og registrering af transaktionerne i den specielle journal af den person, der er ansvarlig for den samme, kan den vise de forkerte saldi i den pågældende journal.
- Hvis virksomheden ikke bruger de specielle tidsskrifter, registreres alle transaktionerne kun i den almindelige journal. På et senere tidspunkt ville det blive svært at se på de specifikke typer og karakteren af transaktioner.
- Da separate personer kan håndtere hver af disse tidsskrifter, skal virksomheden udpege forskellige medarbejdere og derved øge virksomhedens medarbejderomkostninger.
Vigtige punkter
De forskellige vitale punkter er som følger:
- De registrerer transaktioner af samme art under en journal og inkluderer ikke den generelle journal.
- Det hjælper med at overvåge alle transaktionerne i en periode i en organiseret form. Det sikrer, at virksomheden tager de nødvendige handlinger for alle disse transaktioner.
- De virksomheder, hvor der er tale om et lille antal transaktioner, fører normalt ikke den særlige journal. I stedet registrerer de hele transaktionen, der finder sted i virksomheden, kun i den almindelige journal og bogfører dem derefter på relaterede konti i hovedbogen.
- Generelt vedligeholder virksomhederne kun denne type journal for de typer transaktioner, der ofte forekommer i virksomheden, eller som er gentagne.
Konklusion
De registrerer virksomhedens specifikke transaktion ved at kategorisere dem i de forskellige typer eller grupper. Dette system hjælper virksomheden med at opretholde nøjagtigheden af transaktionerne og i den organiserede form. Det kan også gennemgås af virksomheden senere. Hvis virksomheden ikke bruger denne journal, vil alle transaktionerne kun blive registreret i den almindelige journal, og på et senere tidspunkt bliver det vanskeligt at se på de specifikke typer og karakter af transaktioner.
