Hvad er forsoning?
Afstemning er den praksis at matche saldi på konti for at finde eventuelle økonomiske uoverensstemmelser, uoverensstemmelser, udeladelser og endda svig. Hver transaktion registreres på to konti (debitering i en og kredit på en anden) i regnskaberne. Afstemning ved afslutningen af en hvilken som helst regnskabsperiode inkluderer derfor afstemning af mellemværender og at sikre, at debiteringer (kreditter) fra en konto for en transaktion er de samme som kredit (debiteringer) til en anden konto for den samme transaktion.
Afstemning kan også foretages for at matche saldi mellem interne og eksterne konti. For eksempel kan et firma afstemme banktransaktioner, der er registreret i sine bøger, og dem, der er registreret i bankens slutning for at finde ud af uoverensstemmelser. På et personligt plan kan nogen holde styr på deres kreditkortudgifter og matche med kontoudtoget for at forstå kontoforskellene.
Eksempel på forsoning
- Forudsat at et selskab afstemmer banktransaktioner i sine bøger med kontoudtoget. Virksomheden udfører denne øvelse i slutningen af måneden. Det fandt ud af, at en check udstedt den 31. i måneden ikke er blevet debiteret fra saldoen i banken, og banken trak visse gebyrer fra saldoen, som ikke var registreret i selskabets bøger.
- Her vil saldiene i virksomhedens bøger og bankens bog ikke matche, og poster skal udføres / korrigeres for at afspejle de rigtige saldi på regnskabet. Virksomheden vil indregne bankomkostningerne på sine bøger, og banksaldoen justeres for at afspejle det nøjagtige billede i regnskabet.
Forsoningsproces
Processen med generel forsoning er som følger:
# 1 - Sammenlign den ene kontosaldo med den anden
I dette første trin matches debet og kreditter for at sikre, at saldoen stemmer overens. For eksempel når en virksomhed betaler husleje, debiterer den huslejekontoen og krediterer kontant eller huslejekonto. På afstemningsdatoen skal alle debiteringer i husleje matche kreditterne på kontantkontoen og den lejekonto, der skal betales i forbindelse med lejeomkostningerne.
# 2 - Kontroller poster i begge konti
Hvis der findes en uoverensstemmelse i det første trin, skal regnskabsføreren kontrollere kontotransaktionen ved transaktion for at finde ud af, hvilke poster der forårsager uoverensstemmelsen. Forskellene kunne hovedsagelig opstå på grund af skrivefejl, debitering i stedet for kreditering af konti, videregivelse af poster på de forkerte konti, ikke registrering af poster på en konto osv.
# 3 - Ret de forkerte poster
Når revisoren har fundet ud af, hvilke poster der forårsager uoverensstemmelsen, kan disse poster derefter analyseres og korrigeres for at afspejle de rigtige saldi.
# 4 - Balance konti igen
Når korrektionerne er udført, skal man kontrollere uoverensstemmelser i endelige saldi igen for en grundig kontrol. Da en virksomhed kan foretage et enormt antal transaktioner i en periode, er afstemningsprocessen oftest ikke mulig manuelt. Det gøres normalt ved hjælp af regnskabssoftware, der smider fejl til revisors kontrol.
Typer af forsoning
Der er fem hovedtyper af forsoning:
- # 1 - Bankafstemning - Transaktioner i kontoudtog afstemmes med registrerede kontantrelaterede transaktioner i virksomhedens bøger.
- # 2 - Kundeafstemning - Kundernes saldi på virksomhedens bøger matches med saldi i de respektive kunders bøger.
- # 3 - Leverandørafstemning - Leverandørsaldi på virksomhedens bøger matches med saldi i respektive leverandørs bøger.
- # 4 - Afstemning mellem virksomheder - Saldi på virksomhedsbøgerne over for et datterselskab afstemmes med saldoen over for forældrene i dattervirksomhedens bøger
- # 5 - Forretningsspecifik afstemning - Afstemninger er specifikke for arten af den forretningsaktivitet, virksomheden foretager.
Forsoningsmetoder
Afstemning kan ske ved hjælp af to metoder som beskrevet nedenfor:
# 1 - Dokumentanmeldelse
Dette er en formel forsoningsproces og følges bredt. Under denne metode kontrolleres alle konti for at sikre, at de registrerede og brugte beløb er de samme. Denne metode bruger generelt regnskabssoftware og foretager en udtømmende, detaljeret gennemgang.
# 2 - Analytics-gennemgang
I denne metode ses saldoer individuelt og sammenlignes med, hvad de skal være baseret på en bestemt parameter. Den mest fremtrædende parameter kunne være historiske tendenser og aktivitet. For eksempel, mens man sigtede gennem en liste over transaktioner, fandt en revisor, at en udgift som husleje blev registreret til at være ti gange, hvad den var de foregående år. Dette vil kræve en nærmere gennemgang af konti.
Fordele
- Afstemning hjælper med at finde unøjagtige regnskabsposter, herunder upassende behandling af regnskabsposter
- Det hjælper med at finde fejl ved udeladelse og idriftsættelse og rette dem med det samme
- Det hjælper virksomheder med at undgå negativ mening fra revisorerne, hvilket er en mulighed, hvis de ikke får de rigtige svar på uoverensstemmelser
- Det hjælper virksomhederne med at forblive synkroniseret med de regnskabsmetoder, der er pålagt af regulerende myndigheder
- Det hjælper med at matche transaktionerne fra dens kilde
- Det hjælper med at opdage svindel i virksomheden eller i eksterne transaktioner, hvor virksomheden er involveret
- Det hjælper med at udfylde regnskabsoptegnelserne, da det bringer de manglende oplysninger og støttedokumenter ind
- Det kan hjælpe med at træffe bedre informerede forretningsbeslutninger, da det gør regnskaberne mere pålidelige og fejlfrie.
Konklusion
- Virksomheder er afhængige af økonomiske oplysninger, der præsenteres for lederne, hvorfor det bliver afgørende for, at disse oplysninger er fejlfri. Hvis de præsenteres med fejlfri information, kan ledere træffe deres beslutning med tillid.
- Afstemning hjælper regnskabspersonalet med at udrydde eventuelle fejl fra regnskabet, som derefter kan præsenteres for interessenter til beslutningstagning. Som nævnt tidligere er forsoning en nødvendig proces og skal følges af alle organisationer, små og store.
- Det er vigtigt for organisationer at foretage forsoning ofte på en tidsmæssig måde og sikre, at de mennesker, der gør forsoningen, ikke er de samme mennesker, der udarbejdede regnskabet for at undgå interessekonflikter.
