Hvad er regnskabssystem?
Regnskabssystem er et system implementeret af virksomheder til at registrere finansielle oplysninger, herunder indtægter, omkostninger og andre regnskabstransaktioner og fungerer som et vigtigt værktøj, der overvåger og sporer virksomhedens resultater og sikrer en jævn drift af virksomheden.
Funktioner
Nedenfor er de funktioner, som et regnskabssystem skal have.
# 1 - Pålidelighed
De producerede oplysninger skal være pålidelige. Det er et væsentligt træk. Hvis de data, der er indtastet i dette system ikke er autentiske, er resultaterne heller ikke troværdige. Så det vil ikke være muligt at foretage en korrekt vurdering af virksomhedens udsigter, hvis den ikke er pålidelig.
# 2 - Let at forstå
Det bør ikke involvere komplicerede formler og skal være let at betjene. Hvis det er komplekst, kan den regnskabsfører, der skal håndtere det, blive forvirret og lave fejl. Det skal være ligetil at forstå, hvor præcist en transaktion rammer, og hvilken effekt transaktionen vil have i årsregnskabet.
# 3 - Sammenlignelighed
Regnskaber, der produceres af et regnskabssystem, skal svare til dem, der produceres af andre regnskabssystemer, hvilket resulterer i "sammenligning af æble til æble". Beregningsmetoder skal være i henhold til industristandarder, så masserne kan forstå regnskaber.
# 4 - Seneste software
Dette system skal kunne udvikle sig automatisk med den stadigt voksende finansielle verden. Så den nyeste software, der opdateres automatisk, skal bruges. Alt foregår automatiseret i dagens verden, så dette system skal kunne tilpasse sig dette.
# 5 - Let at bruge
Regnskabssystemer skal være nemme at bruge; det skal ikke være, at en medarbejder skal gennemgå streng uddannelse for at forstå systemet. Når det er let forståeligt for alle, er det kun alle, der kan bringe ideer til opgradering. Diagrammerne og udsagnene skal være lette at generere.
Typer af regnskabssystem
De er af to typer -
# 1 - Enkeltindgang
Dette er en uformel måde at føre et register over finansielle transaktioner på. Her åbnes ikke separate konti. Kun udgifter og indtægter, når og når det sker, registreres. Så det er ikke muligt at udarbejde diagrammer og andre regnskaber fra single entry-systemet. Enkeltindgang vedligeholdes for det meste af små virksomheder, da de ikke har ekspertisen til at følge de nyeste systemer og ikke accepteres af myndighederne til skatterapportering.
# 2 - Dobbeltindgang
Dobbeltindgang er nøjagtig og bruges af alle større organisationer verden over. Her er transaktioner indkapslet i separate konti, og hver transaktion har to ben, der påvirker forskellige konti. Så det er let at finde fejl, da hver transaktion har to ben, så det kan ske, at det andet ben er korrekt, og revisoren får en trigger derfra.
Hvordan virker det?
Trin 1: Når der sker en transaktion, såsom salg, køb, udgift eller enhver form for transaktion, registreres den pågældende transaktion gennem korrekte tidsskrifter. Så dette er den første post, du laver i dette system.
Trin 2: Da alle regnskabssystemer er edb nu, så når du bogfører en journal, udføres den respektive post i den korrekte kontos hovedbog.
Trin 3: I slutningen af perioden beregner den saldoen på hver finans og udarbejder regnskaber som balance, pengestrømme osv. I overensstemmelse hermed.
Eksempler på regnskabssystem
Hver virksomhed har forskellige slags systemer dedikeret til at tjene sit formål.
Eksempel # 1 - Detailforretning
Detailhandlere beskæftiger sig med køb og salg af varer. Så deres regnskabssystem skal koncentreres om lagerbeholdningen, og hvor meget rabat de får eller giver. Så hele systemet skal være baseret på forskellige produkter, og hvor meget der skal betales eller modtages. Det skal hjælpe dem med nøgletal som bruttofortjeneste, nettovinstmargen og andre tiltag, som de har brug for i deres drift.
Eksempel 2 - Entreprenør
Den mest afgørende faktor i konstruktionen er materialepriser. Så dette system bør uddybes på forskellige typer råmaterialeindgange. Systemet skal være i stand til at kaste forskellige forhold, der viser bevægelsen af omkostninger.
Komponenter
Der er fire komponenter i regnskabssystemet. Komponenterne er faser, der hjælper en transaktion fra registrering til den endelige levering.
# 1 - Input-enheder
Dette er værktøjer, der hjælper med at registrere transaktionen i dette system. De primære inputenheder er tastaturer, Voice Assistants-optagere, stregkoder, scannere osv. Så ved hjælp af ovennævnte enheder indtaster vi en transaktion i systemet.
# 2 - Processor
Efter indsættelse af oplysningerne samler systemet dataene op og sender dem til den korrekte hovedbog, journal eller andre diagrammer efter behov. Denne aktivitet kaldes informationsbehandling.
# 3 - Opbevaring
Når dataene er rettet til en bestemt hovedbog, skal dette system gemme dataene der. Så systemet vil kræve hjælp fra lagerfaciliteter til at udføre denne opgave.
# 4 - Output
Når informationen er sorteret, og de endelige udsagn er udarbejdet, vil dette system kræve enheder, der hjælper med at output af informationen. Så denne proces udføres ved hjælp af en skærm, printer, projektor eller andre enheder.
Fordele
- Systematisk registrering af finansielle transaktioner hjælper med udarbejdelsen af diagrammer og andre output, der er nyttige til at træffe økonomiske beslutninger.
- Det hjælper med at identificere regnskabssvindel og undladelser.
- De fremlagte regnskaber hjælper med skatteformål og et andet revisionsformål.
Konklusion
Regnskabssystemet hjælper med at registrere finansielle transaktioner systematisk. Dette kræves til udarbejdelse af årsregnskaber, som anvendes af skattemæssige myndigheder og investorer til at træffe informerede beslutninger. Forhold og diagrammer beregnes let ved hjælp af et korrekt system.
