Prøvebalance i regnskab (definition, fejl) - Hvordan man forbereder sig?

Indholdsfortegnelse

Hvad er prøvebalance i regnskab?

Hvad er prøvebalance i regnskab?

Prøvebalance er regnskabsrapporten, hvor afslutningsbalancer for forskellige hovedbøger i virksomheden er og præsenteres i debet- / kreditkolonnen i henhold til deres saldi, hvor debetbeløb er angivet i debiteringskolonnen, og kreditbeløb er angivet i kreditkolonnen og summen af begge skal være ens.

Ved udgangen af regnskabsåret udtrækkes saldoen på alle hovedkonti. De skrives op i prøvebalance (en type finansiel rapport) og opsummeres til sidst for at se, om det samlede beløb på henholdsvis debet- og kreditbalancen skal tælles. Det kan også angives som en opgørelse over det samlede beløb på debet og kredit, der er udtrukket fra de forskellige konti i hovedbogen for at undersøge bøgernes matematiske nøjagtighed.

Mål for prøvebalancen

Der er forskellige mål med at forberede prøvebalance, som er nævnt nedenfor:

At have saldoer på alle hovedbogsregnskaber for at undgå nødvendigheden af at gennemgå siderne i hovedbogen for at finde ud af det.
At have materiale til udarbejdelse af organisationens regnskab.
At have den aritmetiske nøjagtighed af regnskaberne på grund af aftalen om prøvebalancen.
At have bevis for, at dobbeltpostering af hver transaktion er blevet registreret på grund af dens aftale.
Til vejledning i identifikation af fejl.

Hvordan forbereder man en prøvebalance?

Følgende metoder kan bruges til at forberede prøvebalance -

Samlet metode. Denne metode angiver, at summen af henholdsvis debet- og kreditbeløbet for hver konto vises i de to kolonner med beløbet mod den, dvs. en for debet-saldoen og en anden for kredit-saldoen .
Balanceringsmetode. I denne metode tages forskellen på hvert beløb ud. I tilfælde af, at debet-saldoen er mere signifikant i størrelse end kredit-saldoen, placeres forskellen i debiteringskolonnerne.

Af de to ovennævnte forberedelsesmetoder anvendes balancemetoden, som er den anden, normalt i praksis, fordi den letter udarbejdelsen af regnskaber.

Følgende trin er nødvendige for at udarbejde forberedelsen af prøvebalancen.

Ved udgangen af regnskabsåret skal alle regnskaber og hovedbøger lukkes.
Afslutningsbalancer på hovedbogen bogføres.
Fejl skal identificeres.
En spændingskonto skal genereres midlertidigt for at tælle den samlede prøvebalance, indtil de korrektionsindtastninger er foretaget.
Der kræves justeringsposter ved årets udgang, som ikke tidligere er bogført for inkorporering af prøvebalance.

Fejl i prøvebalance

Korrespondancen mellem prøvebalancen er ikke angivet som et klart bevis for bøgernes absolutte nøjagtighed. Det angiver kun den matematiske præcision i regnskaberne. Prøvebalancen kan være enig, og alligevel kan der være nogle fejl af følgende typer, der ikke er afsløret.

Fejl ved udeladelse - Hvis posten ikke er registreret i en datterselskab, vil både debet og kredit udelades. Og aftalen om prøvebalancen påvirkes ikke på nogen måde.
Kompenserende fejl - Dette er de fejl, der kompenserer sig selv i nettoresultatet, dvs. overbetaling eller under kredit på forskellige konti, der neutraliseres med overkreditter eller under kredit i samme omfang som andre konti. For eksempel vil under udstationering af $ 500 på debet-siden af en bestemt konto blive kompenseret ved under udstationering på $ 100 på kredit-siden af en anden konto og udeladelse af kreditindlæg på $ 400 til en tredje konto. Denne fejl kan også neutraliseres ved for stor bogføring på $ 500 på debet-siden på en anden konto eller anden konto.
Principfejl - Disse fejl påvirker ikke aftalen om prøvebalancen, da de opstår ved debitering eller kreditering af forkerte kontohoved, hvilket ville være uforeneligt med de grundlæggende principper for dobbeltregnskab. F.eks. Vil $ 1.500 brugt på udvidelse af bygning fejlagtigt debiteret til reparationskonto i stedet for bygningskonto ikke påvirke aftalen om prøvebalancen. Sådanne fejl opstår således, når et aktiv behandles som en udgift eller forpligtelse som indtægt eller omvendt.
En forkert bogføring i en datterbog - Hvis et kreditkøb på $ 450 fra James fejlagtigt er skrevet som $ 540 i købsbogen, vil en sådan fejl ikke blive afsløret. Da bogføringen både på debet-siden af købskontoen og kredit-siden på James-kontoen vil være med det forkerte beløb på $ 540, så prøvebalancen er enig.
Udstationering af en vare til den rigtige side, men på den forkerte konto - Hvis et køb på $ 100 fra Carl James er blevet krediteret Mathew Woods i stedet for Carl James, vil det ikke opdage en sådan fejl.

Der er følgende fejl, der afsløres på grund af uenigheden.

Et bestemt fra en datterbog i hovedbogen udeladt at bogføre - For eksempel udelades et køb på $ 500 fra Anthony at blive krediteret hans konto. Som et resultat af denne fejl vil antallet af forskellige kreditorer, der vises i prøvebalancen, reduceres med $ 500, og kreditbalancen vil være $ 500 mindre sammenlignet med henholdsvis debetsaldoen.
Indtastning af forkert beløb i regnskabsopgørelsen - Eksempel: et kreditsalg på $ 1000 til Anya bogførte fejlagtigt sin konto til $ 100. Effekten af denne fejl vil være, at antallet af forskellige debitorer reduceres med $ 900 og det samlede debetsiden af prøvebalancen er $ 900 mindre end kreditbalancen.
Indtastning af et beløb på den forkerte side af hovedopgørelsen - For eksempel den $ 10-rabat, der er tilladt for en kunde, der er forkert bogført til kreditten i stedet for debet-siden af den tilladte rabat. På grund af dette resultat af en fejl i prøvebalancen vil kreditsiden overstige $ 20, dvs. fejlbeløbet fordobles.
Forkert optagelse over i hovedkonti - Eksempel, der ved regnskabsårets afslutning, mens man tæller kapitalkontoen, et kreditbeløb på $ 9.900 fejlagtigt taget som $ 8.900; Som et resultat af denne fejl vil kreditsidesummen af prøvebalancen være $ 1.000 kort.
Forkert sum af datterselskabsbøger - For eksempel overskygges en salgsbog med $ 50. På grund af resultatet af denne type fejl vil kreditsiden i prøvebalancen være $ 50 for at blive højere, fordi salgskontoen vises på højere tal på kreditsiden i prøvebalancen.
Dobbelt bogføring af en vare i datterbogen til en hovedkontokonto - Det vil sige en betaling på $ 500 til en kreditor, der er indtastet to gange på hans konto.
Beløb udeladt af en konto i prøvebalancen - Saldoen på bank og kontanter kan være udeladt.
Saldo på forskellige konti forkert bogført - For eksempel at en saldo på $ 52 på stationær konto forkert bogført som $ 25.
Nogle kontos saldo indtastet på den forkerte side - Det er saldoen på den provision, der er optjent, forkert nævnt til betalingskontoen i stedet for kreditkontoen.
Forkert opsummering af prøvebalancen vil bringe uenigheden.

Fejlens placering

Når der er uenighed, skal der tages væsentlige skridt til at finde årsagen til forskelle:

Genkontrol af totalerne og opdag den faktiske forskel.
Forskellen i det samlede beløb opdeles i to, og find ud af, om der er nogen balance på det samme beløb i prøvebalancen. Det kan være, at en sådan balance muligvis er blevet registreret på den forkerte side og dermed forårsaget forskellen på det dobbelte beløb.
Hvis de ovennævnte trin ikke finder fejlen, skal forskellen i prøvebalancen divideres med 9. Hvis forskellen endda kan deles med 9, kan fejlen opstå på grund af transponering eller overførsel af tal. Transposition sker, når 54 skrives som 45 eller 98 som 89 og så videre. En transplacement finder sted, når cifrene i numrene flyttes til venstre eller højre. Det vil sige, når $ 5, 450 er skrevet som $ 54. 50. Hvis der er en overførsel eller transponering af tal, kan søgningen indsnævres til tal, hvor disse fejl muligvis er foretaget.
Kontroller, at hver saldo på alle konti, inklusive kontanter og saldi, har været involveret.
Bekræftelse af åbningssaldoer er nøjagtigt fremført i regnskabet for indeværende år.
Hvis uligheden er enorm, skal du samle prøvebalancen for indeværende år med året før og se ud til, at tallene under lignende kontohoved er meget tæt på det samme som det foregående år, og om deres saldi falder på det samme side. Hvis forskellen i begge år er enorm, skal du fastslå årsagen til forskellen.
Hvis ovenstående trin ikke opdager fejlen, træffes følgende trin for at kontrollere:
- Kontroller totalerne af datterbøgerne.
- Kontroller bogføringen foretaget fra journal eller datterselskab i hovedbogen.
- Kontroller, at vægtene trækkes ud af hovedbogen.
- Balancelisten vil blive castet igen.

Hvis alle disse bestræbelser ikke finder fejlene, skal alle bøger med primærindgang kastes, og bogføring til hovedbogen skal kontrolleres igen.

Suspensionskonto og prøvebalance

Hvis det ikke er muligt at lokalisere fejlene på trods af ovenstående trin, overføres forskellen i prøvebalancen til suspensionskontoen, og den tælles således. Senere, når der opstår fejl, vil blive lokaliseret, kan de afhjælpes via suspensionskontoen. Suspensionskontoen elimineres, når alle fejl lokaliseres.

Eksempel: Følgende prøvebalance er udarbejdet.

Oplysninger	Debetbalance ($)	Kreditbalance ($)
Kontantkonto	12,220	0
Kapitalkonto	0	45000
Bankkonto	14.000	0
Købskonto	22.000	0
Salgskonto	0	12.500
Møbelkonto	5.000	0
Returnerer udadgående konto	0	1.000
Rabatkonto	0	20
Tegningskonto	1.000	0
Telefonlejekonto	400	0
Stationær konto	200	0
Lejekonto	1.000	0
Lønkonto	2.500	0
Returnerer indadgående konto	200	0
TOTAL	58.520	58.520

Begrænsninger

Det kan kun udarbejdes i de bekymringer, hvor dobbeltregistreringssystemet anvendes, hvilket ikke er nyttigt i systemet med enkeltpostering. Dette system med dobbeltindgang er meget dyrt og kan ikke vedtages af små bekymringer.
Selvom prøvebalancen giver aritmetisk nøjagtighed i regnskaberne, afsløres visse fejl ikke. Af denne grund siges det, at sporbalance ikke er afgørende bevis for regnskabernes nøjagtighed.
Hvis den nøjagtige prøvebalance ikke er udarbejdet, gennemgår de endelige konti ikke organisationens forhold uden væsentlig fejlinformation. Uanset de forskellige grupper af personer, der træffer konklusioner og beslutninger, er de ikke korrekte og nøjagtige og vil vildlede sådanne personer.