Betydning af småbøger
Petty Cash Book er den regnskabsmæssige bog, der bruges til at registrere de små kontante udgifter, dvs. de udgifter, der er af det lille beløb, som virksomheden finder sted i sin daglige drift.
Små pengebøger kan udtrykkes som en formel sammenfatning af små kontante udgifter, der refererer til de almindelige daglige udgifter for virksomheden, som ikke er relateret til den direkte linje i virksomheden. Det er en regnskabsbog, der bruges til små registreringsudgifter og af ringe værdi.
Hvordan fungerer pengebogen?
- Grundlaget for regnskab ligger i de tre hovedregnskabsbetingelser og -regnskaber, der omfatter journal, hovedbog og pengebog. Hver transaktion, der er registreret i regnskaberne, gennemgår disse tre hovedkonti for at blive fanget.
- Journal er en integreret del af bogføring, hvilket er udgangspunktet for regnskab, og det registrerer alle forretningstransaktioner. I modsætning hertil registrerer Petty cash book transaktionen relateret til kontantkontoen. Fra begyndelsen af journalen udarbejdes Ledger-kontoen, ved hjælp af hvilken de endelige regnskaber for virksomheden udarbejdes.
- Der er dog adskillige transaktioner i den normale forretning, hvilket er af meget lille og nominelt beløb og ikke er optaget på kontantbeholdningskontoen. Til transaktioner af en sådan art anvendes Petty Cash Book.
Format for Petty Cash Book
Nedenfor er eksemplet på Petty Cash Book.
Den person, der er ansvarlig for at registrere kvitteringerne og betalingerne, er kendt som småkasserer. I virksomheden vedligeholdes pengebogen normalt af virksomhedens administrative afdeling, da regnskabsafdelingerne generelt er besat af de mere betydningsfulde forretningstransaktioner, og også administrationsafdelingen er kun ansvarlig for en sådan form for udgifter.
Petty Cash Book Systems
Kontanterne gives til småkassereren på følgende basis:
# 1 - Ordinært små kontant system
Under dette system gives der et engangsbeløb kontant til den mindre kasserer. Kassereren er ansvarlig for at føre en oversigt over alle udgifter til gennemgang af hovedkasseren og præsentere den, før den anmoder om nye midler til at køre de daglige udgifter igen
# 2 - Imprest-system for små kontanter
I henhold til systemet med småpengeimprest fastlægges beløbet for småkasser i en given periode, hvorunder normalt er under en måned eller en uge. I løbet af denne periode skal kassereren køre småkonto under det givne budget. Ved periodens afslutning afleverer kassereren rapporten, og det beløb, han har brugt, tilbagebetales, så beløbet bliver lig med startbalancen i begyndelsen af den foregående måned. Hvis udgifterne overstiger det leverede beløb, skal en særlig anmodning om kravet hæves til hovedkasserer for at genopfylde midlerne i et givet tidspunkt. Imprest Petty Cash System er blevet bredt vedtaget af virksomhederne til at køre deres kontante kontanter.
Fordele
- Under denne Petty Cash System-metode realiseres det faktiske behov for kontanter effektivt. For eksempel, hvis der i en måned kun bruges $ 1.000 til sådanne udgifter, kan det oprindelige beløb, der flydes til den ansvarlige part, straks øges eller reduceres efter at have analyseret perioden og arten af forekomsten af udgifter
- Imprest Petty Cash System minimerer også sandsynligheden for enhver fejl, der kan opstå under bogføring, da hovedkasserer regelmæssigt gennemgår det
- Det er afprøvet og testet og er en effektiv metode, som også er mindre tidskrævende og effektiv
- Denne metode kan også medføre omkostningsbesparelser for virksomheden, da det beløb, der afholdes i små kontante udgifter, analyseres omhyggeligt og kontrolleres periodisk for at indse, hvor meget kontanter der kræves, og hvor kan virksomheden skære ned på udgifterne i de små poster
- Imprest Petty Cash System tillader også medarbejderne, hvordan de effektivt håndterer kontanter for at bevise deres værdi for deres seniorer, at de også kan ses som fremtidige kontantchefer for firmaet
Ulemper
- Anvendelsen af dette system er undertiden meget lang, kan blive tidskrævende og kræver ofte noget ressource for at arbejde bag det, som også kan implementeres i andre effektive og nyttige opgaver.
- Systemet skal gennemgås med jævne mellemrum, og hvert registrerede beløb skal kortlægges mod hver udgift, hvilket kan blive en langvarig proces, hvis antallet af poster er af et betydeligt beløb i virksomheden
Konklusion
Petty cash book er et manuelt system til registrering af udgifter og er ofte tilbøjelige til fejl og undertiden bliver en besværlig opgave at føre bøgerne og registrere hver transaktion, især i en stor virksomhed. Men for at overvinde dette i disse dage ophugger mange virksomheder det gamle system med bogføring. De bevæger sig til et moderne bogføringssystem, som er virksomhedskreditkort eller brug af tally-software, som er et effektivt system til registrering af både nominelle og betydelige mængder forretningstransaktioner.
Over tid har småbogsoptagelsesbogen mistet sin betydning, men den kan stadig bruges som et praktisk værktøj til at registrere i virksomheder, hvor moderne teknologi ikke har fundet sted.
