Hvad er trevejsmatching?
Trevejsmatchning er konceptet, hvorved uautoriserede købstransaktioner kan spores gennem krydskontrol på tre måder, nemlig modtagelse af bekræftelse af ordren (indkøbsordre), modtagelse af ordren og gyldigheden af den faktura, der genereres ved hjælp af information fra forskellige afdelinger for at eliminere uautoriserede transaktioner og forbedre den interne kontrol.
Forklaring
Store organisationer køber lagerbeholdningen ved den almindelige driftsprocedure i henhold til organisationens politikker. Derfor er dobbelt kontrol nødvendig for at begrænse uautoriserede transaktioner. Det er kontrolforanstaltningen at godkende gyldige transaktioner. I en trevejsprocedure kontrolleres hovedsageligt indkøb ved hjælp af krydskontrol. Hvis der er en fejl på et hvilket som helst trin, kan beløbet ikke tages med på fakturaen, før fejlen er løst ved modtagelse af en bekræftelse eller ved den reviderede faktura fra leverandøren. Det er også en af risikostyringsmetoderne, da risikoen for betaling til uautoriserede personer eller mod falske regninger skal kontrolleres. Nogle gange bliver det en langvarig procedure, men det er den mest effektive måde at håndtere risikoen på.
Tre-vejs matchningsproces
- Standarddriftsproceduren for køb inkluderer bestilling, når lageret når genbestillingsniveau, modtagelse af tilbuddet, behandling af tilbud til indkøbsafdelingen, og hvorefter indkøbsafdelingen beslutter, fra hvilken leverandørkøb der skal foretages baseret på pris, kvalitet og omdømme af leverandøren og derefter til sidst udstedelse af indkøbsordren.
- På basis af indkøbsordren skal indkøbene foretages. Efter modtagelse af indkøbsordren skal kvitteringsordren udstedes af lageradministrationsafdelingen, hvorefter fakturaen videresendes af indkøbsafdelingen til regnskabsafdelingen til regnskab af den samme.
- Herefter gives endelig fakturaen til godkendelse og derefter til kassereren eller kontantafdelingen for betaling til leverandøren.
Her, inden betalingen godkendes, vil den person, der er involveret i betalingen, bruge trevejs-matchningsprocessen.
Trevejs matchningsproces inkluderer:
# 1 - Bekræftelse af indkøbsordren
En indkøbsordre skal verificeres fra indkøbsafdelingen for at verificere leverandørens navn, dato, antal, adresse, betalingsoplysninger og beløb.
# 2 - Bekræftelse af ordremodtagelse
Efter verificering af indkøbsordren kontrollerer kontantafdelingen fra lagerafdelingen om modtagelse af ordren for at matche varemængden pr. Faktura og modtaget af lagerafdelingen.
# 3 - Bekræftelse fra kontoafdelingen
Efter kontrol fra lagerafdelingen skal posten kontrolleres i regnskabet for at verificere det beløb og den mængde, der er registreret i bøgerne.
Hvis en faktura matcher alle de tre trin i verifikationen, skal kun betalingen godkendes, og regningen er indkapslet.
Eksempel på trevejsmatchning
Indkøbsafdelingen i A Ltd. udsteder ordre på indkøb af lager fra ABC & Co., Mexico på 3000 stk., Og prisen pr. Stk. Er $ 100. Ordren er afgivet. Modtagelsen af ordren blev foretaget, men på grund af en stor mængde krydskontrollerede lagerholderen ikke på tidspunktet for modtagelsen af ordren. Efter kontrol blev det imidlertid konstateret, at der kun blev modtaget 2850 stykker, og fakturaen blev givet til regnskabsafdelingen for regnskabsafdelingen og giver den yderligere til indkapsling til kontantafdelingen. Bestemme proceduren for trevejsbekræftelse?
Løsning:
Inden personen godkender regningen til betaling, skal personen bruge følgende procedure:
1 - Bekræftelse fra indkøbsafdelingen:
Indkøbsordren skal verificeres, om ordren placeres i henhold til indkøbsordren eller ej. I det foreliggende tilfælde matches det første trin i trevejsmatchning, dvs. ordren placeres pr. Indkøbsordre.
2 - Bekræftelse fra lagerafdelingen:
Den autoriserede person indsamler tallene fra lagerafdelingen. I dette tilfælde modtages kun 2850 stykker beholdning, så regningen kan ikke godkendes til betaling. Den autoriserede person vil instruere lagerafdelingen om at rette regningen fra leverandøren.
Inventarafdelingen kontakter derefter den autoriserede person hos ABC & Co. for udstedelse af den reviderede regning. Efter modtagelse af den reviderede regning skal det samme gives i regnskabsafdelingen til korrektion.
3 - Bekræftelse fra kontoafdelingen eller regnskabsoptegnelser:
Efter bekræftelse af den reviderede regning fra leverandøren skal den autoriserede person verificere den med regnskabsoptegnelser, og til sidst, når alt kommer til alt, trin og konformationer, godkender den autoriserede person regningen til betaling.
På denne måde identificeres og rettes den korte kvittering.
Anvendelse af trevejsmatching
- Tre-vejs, matchningsprocessen bruges i store organisationer.
- Det bruges også, hvor der er forskellige afdelinger, der håndterer forskellige funktioner.
- Det bruges, hvor en organisation er involveret i at producere flere produkter.
- Det bruges, hvor ansvaret gives til nyudnævnte personale.
- Det bruges, hvor de fleste af betalingerne foretages kontant.
- Det bruges også, hvor ufaglært personale er involveret.
Fordele
Forskellige fordele er som følger:
- Det sikrer, at betalingen foretages til den rigtige person mod den gyldige regning og værdi af den modtagne bestand.
- Det sikrer den korrekte kontrol i organisationen.
- Det minimerer eller begrænser uautoriserede betalinger.
- Gennem tre måder, der matcher kontanter, skal underslag kontrolleres.
- Fejl kan let identificeres i trevejs-matchningsprocessen.
- Det sikrer, at den samme regning ikke betales flere gange.
- Processen fremmer ansvarlighed for personalet.
- Gennem trevejsprocessen skal oplysningerne verificeres; derfor bliver det nøjagtige oplysninger og kan bruges til fremtidige beslutninger.
Ulemper
Forskellige ulemper er som følger:
- Trevejsmatchning involverer verifikation af flere gange og indsamling af forskellige dokumenter; derfor er processen lang og tidskrævende.
- Der kan være chancer for forsinket betaling og bøder på grund af den lange proces og på grund af dens forsinkede betalinger.
- Leverandørrelationer kan blive forkælet på grund af forsinkede betalinger.
- Rabatter ved tidlig betaling kan ikke benyttes på grund af lange involverede procedurer.
Konklusion
Tre-vejs matching er proceduren til at kontrollere de gældskonti, hvorigennem ved hjælp af de tre trin, den gældskonti bliver verificeret. Her, ved første trin køb, skal ordren verificeres, derefter skal tallene fra lagerafdelingen indsamles og verificeres, og endelig skal den verificeres fra regnskabsposter. Efter verifikation på alle tre niveauer godkender autorisatoren regningen til betaling. Denne procedure er imidlertid langvarig. Derfor er det tidskrævende, og på samme tid kan der ikke benyttes rabatter til tidlige betalinger på grund af lange procedurer.
