Hvad er regnskabsinformationssystemet?
Accounting Information System henviser til den computerbaserede metode, som virksomhederne bruger til at indsamle, lagre og behandle regnskabsmæssige og økonomiske data, som de interne brugere af virksomheden bruger for at aflægge rapport om forskellige oplysninger til interessenterne i virksomheden som kreditorer, investorer, skattemyndigheder osv.
Med enkle ord er det et system til at indsamle og gemme alle oplysninger relateret til økonomiske transaktioner og begivenheder på en sådan måde, at de kan hentes til beslutningstagning af den interne ledelse, regnskaber, CFO'er, revisorer osv. AIS kan være en meget enkel hovedbog til forskellige regnskabs-, omkostningsberegnings-, finansielle rapporter som resultatopgørelse, balance osv.
Komponenter i AIS (Accounting Information System)
# 1 - Person (interessenter)
Start og slutning af alle regnskabsmæssige aspekter. Der er en interessent, der indfører information i systemet, indsamler, analyserer, rapporterer osv., Og der er en anden person (interessent), der har brug for information. For eksempel registrerer en revisor forskellige økonomiske data og præsenterer dem til brug for flere interessenter som en ejer, aktionærer, kreditorer, regering osv.
# 2 - Data
Hvad registrerer og rapporterer AIS nu? Det handler om forskellige regnskabstransaktioner, begivenheder og andre monetære poster. AIS registrerer ikke oplysninger, der ikke har et monetært grundlag. Data kan være alt som salgshovedbog, kundekonto, leverandørbøger, finansielle rapporter som P&L og balance, pengestrømsopgørelse osv.
# 3 - Etablerede procedurer
For at udføre forskellige funktioner, som anført i definitionen, følger AIS foruddefinerede trin, procedurer. For at sikre konsistens er dette et af de mest basale behov for et AIS. AIS kan udføre en handling enten med manuel indgriben eller automatisk. Denne handling skal instrueres til den person, der behandler data eller kodes i systemet i tilfælde af automatiske systemer.
# 4 - Software (ERP)
En software eller i bredere termer ERP er et computerbaseret program, der udfører de angivne funktioner. ERP kan beskrives som et databasesoftwarepakkesystem, der understøtter forretningsprocesser og operationer, herunder produktion, markedsføring, økonomiske, menneskelige ressourcer osv. Det udgør en af hovedkomponenterne i Accounting Information System (AIS).
# 5 - Infrastruktur for informationssystem
Enkelt sagt kan IT-infrastruktur siges at være et konsortium af forskellige IT- og IS-hardware, værktøjer, tilbehør. Eksempel, computere, printere, scannere osv
# 6 - Intern kontrol
Intern kontrol er det grundlæggende behov i enhver forretningsorganisation. Dette er værktøjer, kontrol, procedurer, systemer, der er vedtaget af en organisation for at sikre integriteten af finansiel information, forebyggelse af svig, fejl, sikring af aktiver osv.
Casestudie baseret på eksempler på AIS
- Case - Martin Inc., ejer af den velkendte Londons supermarkedskædekæde, brugte den konventionelle metode til registrering af transaktioner på papir, nu med henblik på at udvide forretningen ønsker at kende detaljerne om kunder, leverandører, fortjeneste, der er optjent tidligere, estimeret i fremtiden fortjenestekapacitet, detaljer om arbejdskapital, der beskæftiger sig med sin virksomhed, men er ikke i stand til at forudsige det samme på grund af manuelbaseret regnskabspraksis.
- Problem - Ejeren er ikke i stand til at forstå sit forretningssted, dvs. alle ovennævnte krav.
- Løsning - Hvis der havde været AIS i brug, ville Martin Inc. let have trukket ud detaljer om kunder, leverandører, fortjeneste optjent i fortiden, driftskapital engageret i forretning osv. Ikke kun tidligere tal, men AIS har også evnen til at forudsige fremtiden overskudstendenser, pengestrømme og andre positioner.
Fordele ved regnskabsinformationssystem
- # 1 - Omkostningseffektivitet - I en periode med digitalisering og kunstig intelligens bevæger hver organisation sig i retning af omkostningsbesparelser ved brug af kunstig intelligens. AIS har været med til at reducere manuel indsats og kan udføre den samme operation mere omkostningseffektivt.
- # 2 - Tidseffektivitet - AIS har hjulpet erhvervsorganisationer med at reducere den tid, der er involveret i registrering, klassificering, rapportering af økonomiske oplysninger. En stor mængde manuelt arbejde kan udføres af AIS med meget færre kræfter og tid involveret.
- # 3 - Nem adgang (bærbarhed) - Data gemt i AIS kan hentes via et informationssystem, der er forbundet med internettet hvor som helst og når som helst. Hvor manuelt udarbejdede regnskaber ikke kan bæres let, kan AIS-data være.
- # 4 - Nøjagtighed - Med inddragelse af AIS øges pålideligheden af data. Som vi havde diskuteret tidligere i denne artikel, at et AIS følger et foruddefineret sæt instruktioner. Derfor er chancerne for fejlberettiget information mindre, og derfor har AIS en ekstra fordel ved nøjagtige data.
Ulemper
- # 1 - Indledende omkostninger ved afdrag og uddannelse - Selvom vi diskuterede, at et AIS er omkostningseffektivt, er det måske ikke korrekt i små virksomheder. Omkostningerne ved den første opsætning kan være høje og muligvis ikke skabe værdi for organisationen.
- # 2 - Manuel indgriben - Selvom vi diskuterede, at AIS reducerer manuel indgriben, kan det samme ikke elimineres. AIS har brug for manuel indgriben på et bestemt tidspunkt, hvilket kan medføre ineffektivitet i systemet.
- # 3 - Fejl kan ikke fjernes fuldstændigt - Vi diskuterede, AIS reducerer chancerne for fejl, men der er chancer for forkert kodning i software, hvilket kan føre til fejlbehæftede resultater. Manuelt indgreb er også stadig til stede her, hvilket også kan generere en fejl.
- # 4 - Fortrolighed - Selvom vi diskuterede bærbarhed af AIS-data, kan det samme være katastrofalt for en organisation, hvis sådanne oplysninger er hacket, dvs. stjålet. En ubuden gæst kan ændre oplysningerne, eller han kan videregive følsomme økonomiske oplysninger.
- # 5 - Virusangreb - Alle data, der er gemt på IS, kan inficeres med en virus, der kan føre til forstyrrelse, ændring af økonomiske oplysninger, der er gemt på AIS.
Begrænsninger
- Omkostninger: Vi har allerede diskuteret omkostningerne ved AIS som en ulempe.
- Uddannelse: Der er behov for at uddanne brugere til at fodre, hente eller bruge AIS på den ønskede måde. Hvis den pågældende person ikke bliver uddannet godt, kan det føre til unøjagtig dataforberedelse og præsentation. Der er også hyppige overførsler, forfremmelser, opsigelser, pensionering i en stor organisation. I alle disse tilfælde er der regelmæssigt behov for træning i udskiftninger.
- Forældelse : I en tid med digitalisering ændrer teknologien sig i et hurtigt tempo. Det tager meget få øjeblikke, før teknologien bliver forældet. Dette skaber behov for, at en organisation tidligst kan vedtage ændringerne. Ellers kan det føre til fejlberettigede data.
Ændring i AIS (Accounting Information System)
I en tid med hurtigt skiftende teknologi og tilpasning af teknologiske fremskridt sker der betydelige ændringer i AIS. De seneste ændringer inkluderer cloud computing, cloud accounting, realtidsregnskab eller mobilregnskab.
Dette har gjort regnskab meget lettere og bekvemt sammenlignet med gamle måder at bogføre. Fremskridt har nået et niveau, der ikke kun registrerer, klassificerer, analyserer og rapporterer tal, men også forudsiger fremtidige tendenser, som kan hjælpe med at møde en faktisk situation med meget beredskab.
Konklusion
Accounting Information System (AIS) kan beskrives som en velsignelse for enhver organisation, da vi studerede både fordele og ulemper, begrænsninger ved AIS. Generelt er det dog meget gavnligt for en organisation at migrere fra manuel regnskab til AIS-baseret regnskab. For at overvinde forskellige ulemper, begrænsninger af AIS, er der software, der sikrer organisationens AIS mod virus, hackere og andre angreb.
Kunstig intelligens, en udvidet version af AIS (Accounting Information System) er allerede begyndt at reducere manuel indgriben og vil snart vokse i et voldsomt tempo.
