Hvad er Recordkeeping?
Registrering er et primært trin i regnskab, der fortæller os, hvordan vi kan føre en oversigt over monetære forretningstransaktioner med det formål at holde permanent styr på hele transaktionen, kende det korrekte billede af aktiver, passiver, fortjeneste og tab osv., Holde styr på udgifterne med med henblik på at minimere udgifterne og have vigtige oplysninger til juridiske og skattemæssige formål
Skridt til registreringsmetode
- Identifikation af transaktionerne
- Optagelse i tidsskriftet
- Klassificering af transaktionens art
- Bogføring til hovedbog
- Afbalancering af konti
- Forberedelse af en regnskab
- Fortolkning af årsregnskabet
- At kommunikere det til interessenter
Eksempler på registrering
Eksempel nr. 1
ABC limited er et enkeltmandsfirma, der udfører små butikker på et marked i Atlanta. Han handler med tøj og har hovedtilstrømning og udstrømning som følger:
- Tilstrømning: Salgsindtægter fra kunde
- Udstrømning: Materielt køb fra leverandører og betaling af relaterede udgifter
Til journaliseringsformål bliver ABC limited nødt til at vedligeholde daglige pengebøger til opretholdelse af små kontanter og banksaldoer. Ved årets udgang skal de udarbejde overskud og balance og balance for at kontrollere lønsomheden i løbet af året. Det er en af de enkleste måder at føre registre over forretningstransaktionen.
Eksempel 2
- Amazon.com er et multinationalt selskab, der har aktiviteter over hele kloden og giver beskæftigelse til millioner af mennesker. Hver dag gennemføres der millioner af transaktioner, og for at opretholde selskabets interesser og for at sikre korrekt overholdelse af vedtægter og for at opretholde tilliden hos interessenterne skal der gennemføres løbende bogføring.
- Der skal placeres separate hold for at sikre, at enhver monetær transaktion, der udføres af virksomheden, skal registreres i bøgerne uden nogen afvigelse. En sådan form for bogføring skal også sikre, at transaktioner registreres i henhold til de lokalt gældende almindeligt accepterede regnskabsprincipper og også gældende andre vedtægter.
Dette er et af de mest komplekse eksempler på vedligeholdelse af forretningens optegnelser.
Begge eksempler har deres egne fordele og ulemper, men holder godt på deres måder.
Fordele ved registrering
- Permanent og pålidelig registrering - Det hjælper med at opretholde den permanente registrering af alle transaktionerne, hvilket vil hjælpe med at sikre pålideligheden af data.
- Aritmetisk nøjagtighed af kontiene - Kontinuerlig registrering af transaktioner hjælper med at identificere enhver aritmetisk unøjagtighed, der måtte have fundet sted. F.eks. Overskydende betaling til leverandører eller dobbeltbetaling af eventuelle transaktioner.
- Nettoresultat af forretningsdrift - Det vil give fortjenesten optjent i den givne periode baseret på igangværende forretningsdrift.
- Bestemmelse af finansielle positioner - Det hjælper med at identificere forretningens økonomiske stilling.
- Beregning af gebyrer - Alle udestående forpligtelser og gebyrer på et givet tidspunkt kan beregnes ud fra de korrekte regnskaber, der er udarbejdet.
- Kontrol med aktiver og låntagning - Bedre kontrol over aktiver og lån kan foretages; dette vil hjælpe med at styre fondene og forskellige forretningspositioner.
- Identificering af ting og don'ts - Regnskaber hjælper med at finde ting, der gik dårligt og skal rettes i fremtiden for at sikre bedre operationer i fremtiden.
- Beskatning - Det anbefales og er nødvendigt af skattemyndighederne. For at afslutte deres vurderinger skal forretningspersoner behørigt føre regnskaberne, som hjælper med at bestemme skattepligt over dem
- Ledelsesbeslutning - Ledelse er meget afhængig af de økonomiske poster for at foretage planlægningen af forretningsdriften. Desuden har de også brug for løbende rapportering på mellemniveau om de fremskridt, der er gjort med hensyn til økonomi. Organisationens økonomiske forhold styrer alle de strategiske beslutninger
- Juridiske krav - Der er et massivt krav fra vedtægter, lokale GAAP'er, IFRS'er osv. For at opretholde de korrekte regnskaber for at sikre forretningens gennemsigtighed.
Ulemper ved Recordkeeping
- Kontor - For store organisationer er rekordføring et meget kedeligt og løbende job. Det bliver svært for dem at opretholde det samme
- Manuelt og ensformigt - Det er et meget manuelt job. Det samme arbejde er nødvendigt for at blive udført, så mange gange transaktionen gennemføres. Dette gør det til et meget monotont job.
- Subjektive behov at kontrollere, før de analyseres - Forskellige regnskabsmæssige aspekter som afskrivninger, værdiansættelse af aktier osv. Kræver antagelser, der gør regnskabet meget subjektivt. Levedygtigheden af sådanne antagelser skal verificeres, før regnskabet analyseres
Begrænsninger
- Kun monetære transaktioner kan registreres - både i forretning: monetære og ikke-monetære aspekter er vigtige. Imidlertid kan kun monetære transaktioner dækkes ved journalføring. Ikke-monetære dyder som uddannet personale kan ikke registreres i regnskaberne.
- Effekter af prisniveauændringer overvejes ikke - Inflation er et løbende krav, der skal tages i betragtning, mens aktiverne registreres; ved regnskab kan inflation imidlertid ikke tages med i betragtning, når transaktionerne registreres.
- Historisk baseret regnskab - Alle aktiver registreres som historiske omkostninger. Dette hjælper ikke med at identificere aktivets nuværende værdi på markedet.
Vigtige punkter
Eventuelle ændringer i metoden til registrering kan kun tillades, hvis:
- Stof over form skal overvejes
- For bedre oplysningskrav
- Nødvendigt efter regnskabsstandarder
Konklusion
Recordkeeping er en kunst til registrering og afsløring af finansielle transaktioner. Det kræver en smule ekspertise og taktik, der ikke kun hjælper med at opretholde organisationens image, men også hjælper med at opnå finansiering og byde bud på forretningen. For at bevise nøjagtigheden af transaktionerne giver journalføring et stort skub og hjælper med at opretholde et image som en etisk forretningsorganisation på markedet.
