Hvad er bogføring i Excel?
Bogføring i excel betyder registrering af en virksomheds daglige finansielle transaktioner såsom køb, salg, betalinger, kvitteringer og udgifter i en excel-skabelon. For en registrering af transaktioner i excel er det første behov at opsætte / tilpasse excel efter krav og derefter registrere daglige transaktioner i denne skabelon og gemme den på din egen computer.
Enkel bogføring i Excel
I et enkelt indgangssystem registreres kun den ene side af transaktionen, og effekten af disse transaktioner vil kun gå til ét sted. Mens der i dobbeltregnskabssystemet registreres hver transaktion med debet og kredit, og disse påvirker to konti.
I single entry-system registreres transaktioner ved at huske målsætningen og resultatet af transaktionerne. Ved bogføring med en enkelt post vil hovedfokus blive givet på kontantindtægter og kontante betalinger snarere end en registrering af hver udgift og indkomst eller aktiver og forpligtelser.
Sådan oprettes bogføring i Excel
Trin # 1: Forbered en excel-skabelon til en registreringstransaktion i henhold til kravet, mens du forbereder en enhed, der kan tage hjælp fra regnskabsfolk.
Trin # 2: Forbered et kontoplan til registrering og kategorisering af transaktionerne efter virksomhedens art. Generelt er et kontoplan opdelt i tre kategorier, som er:
- Indkomst: Til registrering af de penge, der kommer ind i virksomheden.
- Udgift: Til registrering af de penge, der går ud eller forretning.
- Omkostninger ved solgte varer: Penge, der bruges på at skabe de færdige varer.
Nedenfor er et eksempeldiagram over konti:
Trin # 3: Forbered resultatopgørelser ved hjælp af et kontoplan for at nå frem til bruttofortjeneste og nettofortjeneste i løbet af perioden. For den månedlige resultatopgørelse udarbejdes 12 resultatopgørelsesark, og derefter udarbejdes et årligt resultatopgørelsesark ved at flette alle 12 resultatopgørelsesark. Strømmen af resultatopgørelsen vil gå som nedenfor:
Trin # 4: Forbered et excel-ark, hvor al faktura nr. vil blive registreret, så det kan være sporet, hvilken faktura der blev betalt, eller hvilke fakturaer der mangler betaling.
Trin # 5: Forbered pengestrømsopgørelser til at fastslå virksomhedens likviditet.
Trin # 6: Efter at have forberedt alt ovenstående excel-ark til at gemme filen på et sikkert sted ved at give det korrekte navn til mappen. Vi kan også beskytte denne fil med adgangskode.
Eksempel på bogføring i Excel
Nedenfor er kontantbogen for april'18 til juni'18 opretholdt i Excel-regnearket, hvor kontantstrøm og udstrømning er blevet registreret ved hjælp af bogføring til enkeltpost.
Som den 01.04.2018 Åbningsbalance i kontanter og bank er $ 1000 efter tilføjelse og fradrag af indtægter og udgifter i løbet af perioden, vil vi ankomme en slutbalance på $ 2564.
Fordele
Følgende er nogle fordele:
- Bogføring i en excel-skabelon kræver ikke nogen særlig regnskabsfærdighed; derfor er det let at vedligeholde transaktioner.
- Det er billigere, fordi Excel-regnearket er tilgængeligt på alle computere / bærbare computere. Derfor er det ikke nødvendigt at købe nogen regnskabssoftware.
- Excel har forskellige funktioner, der hjælper med nem registrering af transaktioner som tilføjelse, multiplikation, VLOOKUP, pivottabel, makroer.
- Excel hjælper med forberedelsen af forskellige grafiske præsentationer som diagrammer, bjælker, tærter eller mange andre.
- Flere brugere på et kontor kan få adgang til det ved at dele excel-arket i en kun læsbar tilstand, hvor den eneste kan ændre dataene i excel-arket, og andre kan kun se dataene.
Ulemper
Nedenfor er ulemperne:
- I excel kan bogføringsbrugere forberede dataene efter krav, og han kan være forudindtaget, mens de forbereder og præsenterer data for ledelsen.
- Det er nødvendigt at indtaste den korrekte formel, fordi formlen i Excel vil blive indtastet manuelt. Hvis der er nogen fejl i en formel, ændres resultatet, og dette vil påvirke beslutningstagningen.
- Excel-bogføring er mindre sikker end datavedligeholdelse i regnskabssoftware, og hackere kan nemt hacke det, og i en organisation kan også alle få adgang til dataene.
- Det er ikke nyttigt og tidskrævende, hvor en stor mængde data, der skal indtastes, udmærker sig.
- I excel er det ikke muligt automatisk at importere data fra banksoftware eller anden software som anden regnskabssoftware, hvilket giver os mulighed for automatisk at importere data fra anden software.
Konklusion
Bogføring i excel-arket er nyttigt for de organisationer, der er i den indledende fase af virksomheden og ikke ønsker at øge deres udgifter ved at rekruttere dygtig arbejdskraft og købe regnskabssoftware. Det er let at opretholde regnskabstransaktion i excel sammenlignet med registrering af transaktioner i regnskabssoftware. På samme tid er det stadig mindre sikkert og ikke nyttigt for et stort antal transaktioner, og chancerne for fejl er meget høje.
