Cash Memo Betydning
Kontantnota er en af dokumentationen for kontante transaktioner mellem køber og sælger, og sælgeren forbereder den til kontantsalget, og det samme gives til køberen ved køb af varer. Det er dokumentation for alt kontantsalg foretaget af virksomheden, og det er bevis for køb af kontanter til køberen. Den udarbejdes sammen med en kopi, da originalen overdrages til køberen, og sælgeren beholder kopien.
Kontantnota svarer til fakturakopi og et juridisk dokument. Det bruges til at kende forretningens kontantsalg, til at betale skat, til afstemning og analyse, lagerplanlægning, pengestrømsposition osv.
Det er et ikke-omsætteligt kommercielt instrument, der fungerer som bevis for sælgeren, at der er modtaget kontanter fra kunden for de solgte varer og for køberen til at bogføre omkostningerne og til at redegøre for kontantsaldoen. Kreditsalg kan ikke ske via et kontanthjælp, da det kun kan udstedes til en salgstransaktion, hvis kontanter modtages.
Kontantnotatformat
Nedenfor er formatet til at udarbejde en prøve kontantnota.
Indhold
- Leverandørens navn og adresse - For at underbygge, at leverandøren har foretaget salget
- Køberens navn og adresse - Det fungerer som bevis for en køber at registrere købene
- Serienummer kontantnota - Det fungerer som et spor til at spore forretningens salg, til at registrere alle transaktionerne helt uden at gå glip af nogen transaktion
- Dato for kontanthjælp - At spore transaktionen dagligt og månedligt
- Kunde- eller købers ordrenummer - At spore mængden af transaktioner foretaget mod en enkelt kunde
- Varebeskrivelse - At identificere arten af solgte varer
- Mængde varer - At følge den solgte vare og at kende lagerpositionen
- Varesatser - At beregne salgsværdien
- Beløb - At kende forretningens salg
- Rabat (Handelsrabat eller kontantrabat) vises separat - For at spore de leverede rabatter
- Momsregistreringsnummer for køber og leverandør i tilfælde af salg af varer - Til skattebetalinger
- Det samlede beløb, der er nævnt i kontanthjælpen, skal skrives med ord og tal
- Kontantnotaen skal underskrives af den behørigt bemyndigede person - For at gøre den mere gyldig;
- Vilkår og betingelser, hvis nogen
Eksempel på kontanthjælp
Joe ejer en butik kaldet Billy Reid. Jeni, en af de faste kunder, besøger butikken og køber to par jeans af Levis mærke til $ 100 hver, 3 T-shirts fra Nike-mærket til $ 50 hver. Joe tilbyder 10% rabat til Jeni og opkræver 10% moms på salgstransaktionen. Joe forbereder et eksempel på en kontantnota til ovennævnte transaktion.
Fordele
- Det er enkelt og effektivt at forberede og spore.
- Det er velegnet til alle små virksomheder, der beskæftiger sig med kontante transaktioner.
- Det er et juridisk dokument, og det svarer til fakturaen.
- Det er mere en manuel proces, så der kræves ikke noget separat edb-system.
- Det godkendes, da det altid bærer en ansvarlig persons underskrift.
- Transaktioner, der foretages via kontanthjælp, er mere gunstige for forretning med hensyn til pengestrømsposition, da kunden betaler kontant straks for salg foretaget.
- Der vil ikke være nogen kunde udestående i de transaktioner, der foretages via et kontantnota, og virksomhedens driftskapitalposition vil være god. Midlerne kan bruges bedre til virksomheden.
- Da kredittransaktioner ikke kan foretages under et kontanthjælp, vil der ikke være nogen gæld til virksomheden.
Ulemper
- Det er let at manipulere transaktionerne
- Det er ikke egnet til store virksomheder
- Banktransaktioner er bedre end kontante transaktioner, da det bærer et ordentligt spor
- Skatteunddragelse er mulig, da indtægter og omkostninger tages i betragtning ved manuel metode, og der ikke er noget ordentligt sporingssystem.
- Leverandører og kunder er måske ikke altid interesseret i at betale kontant med det samme, da de foretrækker at have nogle kreditdage.
- Det er en manuel proces, så der skal udpeges en ansvarlig person til at tage sig af disse transaktioner, da risikoen er mere ved håndtering af kontante transaktioner.
Konklusion
Et kontanthjælp er en forretningskupon, der udstedes af en sælger ved kontantsalg. Systemet er enkelt og effektivt til daglige transaktioner. Det er et juridisk dokument, og alle transaktioner, der bogføres via kontanthjælp, er gyldige. Det er bevis på alt salg foretaget af en virksomhed. Det er velegnet til en lille virksomhed, hvor forretningsomfanget er lavt og tilbagevendende.
