Begivenhedsbudgetskabelon Gratis download (ODS, Excel, PDF og CSV)

Andre versioner

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Bærbar dok. Format (.pdf)

Gratis begivenhedsbudgetskabelon

En begivenhedsbudgetskabelon bruges til at planlægge økonomien i forbindelse med begivenhedsadministration, som inkluderer de opnåede indkomster, som kan være i form af sponsorater eller registrerings- / billetafgifter og de udgifter, der kan være mad, indkvartering, lyd, gaver osv. Den opnåede forskel er fortjenesten eller tabet fra organisering af begivenheden. Hvis saldobeløbet er positivt, betyder det, at begivenheden har tjent nogle penge, og hvis saldobeløbet er negativt, betyder det, at begivenhedsarrangøren måtte bruge fra sin lomme.

Se excel-filen for skabelonen. Skabelonen, der bruges her, er til en typisk begivenhed som et kontorseminar, hvor forskellige udgifter og indkomster i forbindelse med organisering af en sådan begivenhed fanges. Omkostningerne og indtægterne er vist i to separate sektioner.

Om begivenhedsbudgetskabelonen

• Begivenhedsbudgetskabelonen indfanger alle indtægtskilderne man har til at organisere begivenheden og også udgifterne. Det opretter en indledende budgetbalance og giver også en fremskrivning på slutbalancen, som forventes at være der efter fradrag for alle udgifterne fra indkomst. Her har vi specifikt taget et eksempel på at organisere en begivenhed med henblik på et seminar.
• Seminaret kan være et kontorseminar, hvor vi har cirka 200 deltagere, der skønnes at deltage, og arrangøren skal bære deres mad og også give dem nogle specialfremstillede godbidder. De godbidder bruges som en reklamekilde for virksomheden og leveres normalt af en tredjepartsleverandør.

Del 1

• Her fanger vi de samlede udgifter og indtægter til organisering af begivenheden, som vi her har taget et eksempel på et seminar. Seminaret er organiseret for en kontordelegation, hvor det forventede fremmøde var planlagt til at være 200, men vi havde omkring 150 ledsagere.
• Udgifterne her er yderligere opdelt i placering, program, mad og drikkevarer, forsyninger og andre. Balancebeløbet her viser, om penge blev brugt ekstra end det fastsatte budget, eller hvis vi havde nogle indtægter efter organisering af begivenheden. Grafen blev vist for at give et billede af udgifterne og den faktiske indkomst med den anslåede indkomst.

Del 2

• I dette afsnit viser vi en opdeling af udgifterne til at organisere begivenheden. I vores tilfælde tager vi eksemplet på et kontorseminar. Til organisering af en sådan begivenhed er der et par felter, hvor udgifterne skal afholdes. Det mest betydningsfulde beløb for organisering af begivenheden er mod placeringen eller begivenhedssalen. Afhængigt af arrangementets placering varierer satserne for at arrangere begivenheden.
• De næsthøjeste omkostninger ved at arrangere begivenheden er catering eller mad. Det varierer afhængigt af antallet af ledsagere og vurderes generelt mere end antallet, der deltager i arrangementet. Det gøres primært for at holde en buffer på antallet af deltagere til en begivenhed, så de ikke mangler madplader.
• Så er der omkostningerne forbundet med højttalere eller de elektroniske instrumenter, der bruges i arrangementet. Dette er nogle obligatoriske omkostninger, der er nødvendige for at organisere enhver form for begivenhed. For hver afholdt begivenhed er der en gave eller skræddersyede godbidder givet til deltagerne, som igen er baseret på antallet af deltagere, der deltager i begivenheden.
• Disse er generelt bundet med tredjepartsleverandører, der leverer godbidderne baseret på antal ansatte. Disse betragtes som mere salgsfremmende varer, som virksomheden bruger til at promovere deres navn. Disse fungerer også som en feel-good faktor for ledsagere af et arrangement.
• De sidste og sidste omkostninger ved tilrettelæggelse af et seminar er diverse omkostninger som små udgifter. Alligevel skal disse også tages med i den samlede udgift for at få et endeligt billede af omkostningerne ved organisering af begivenheden.

Del # 3

• Den sidste del her er indtægten eller finansieringsdelen af ​​begivenheden. Enhver begivenhed er ikke mulig, hvis der ikke genereres nogen finansiering eller indtægter. Ingen virksomheder organiserer en begivenhed, hvis der ikke er nogen finansiering eller fortjeneste, der tjenes ved den.
• Den primære indtægtskilde eller finansiering, som sker i enhver form for begivenhed, er registreringsprisen eller de solgte billetter til begivenheden. Her genereres indkomsten pr. Indbygger.
• Deltagerne, der deltager i begivenheden, skal betale på forhånd for tilmeldingen eller billetten til begivenheden, og på denne måde tjener arrangøren penge til at dække begivenheden. Den anden indtægtskilde for enhver form for begivenhed er sponsoratgebyrer, som er meget nyttige til at arrangere begivenheden.
• Sponsorer får på en måde også forfremmelse på sådanne steder, hvor folk i betydeligt antal kommer og deltager i arrangementet. Det bliver en win-win-situation for både arrangøren og sponsoren, og i form af sponsoratgebyr får arrangøren en anden indtægtskilde. Sponsoren modtager en form for forfremmelse blandt en masse skare under et enkelt tag.
• Således vises den genererede samlede indtægt i dette afsnit til at arrangere en begivenhed. Det afhænger nu af størrelsen på den begivenhed, der afholdes, hvad er målindkomst eller penge, som arrangøren planlægger at rejse for at dække udgiften.

Hvordan bruges denne skabelon?

Skabelonen kommer meget let og administrerer omkostninger og indtægter relateret til begivenhedsadministration for hver arrangør. Det primære mål med at bruge skabelonen er at fange hele indkomstkilden og matche den med alle de udgifter, som en arrangør skal afholde for hver afholdt begivenhed. Det inkluderer både tilbagevendende og ikke-tilbagevendende. Det opnåede resultat eller den opnåede forskel sammenlignes med et fast budgetbeløb, der er blevet sat i begyndelsen af ​​måneden, og til sidst når vi et netto. Skabelonen er meget nyttig, når man har brug for at kende pengestrømmen og udstrømningen til organisering af en begivenhed.