Fuld form for GRN - modtagne varer
Den fulde form for GRN er modtaget varenote. GRN henviser til det forretningsdokument, som kunden udfylder på tidspunktet for modtagelsen af varen fra sælgeren for at bekræfte modtagelsen af alle varer som aftalt mellem de involverede parter, og det sammenlignes ofte med indkøbsordren (PO ) inden betalingen udstedes til sælgeren af varerne.
Funktioner i GRN
I fremstillingsvirksomhed og andre former for organisationer, hvor organisationsprocessen inkluderer transport af varerne fra et sted til et andet eller transport fra det eksterne marked til lageret, spiller varemodtagelsesnota en meget vigtig rolle. Undertiden kan behandlingstiden være langsom fra det sædvanlige, hvilket kan spores fra varemodtagelsesnotaen.
Et af de vigtige træk ved varemodtagelsesnotaen er, at hvor varerne transporteres til butikken, tager butikschefen dette dokument som bevis for, om varerne er i henhold til den krævede mængde, om den krævede mængde som skrevet i noten faktisk modtages eller ej. Derfor bliver varemodtagelsesnotaen også bevis og bliver revisionssporet.
Hvad skal inkluderes i den modtagne note?
Normalt i organisationen er fortrykket af varemodtagelsesnotaen fra butikens afdeling. Derfor bør ledelsen ordentligt træne dem med hensyn til, hvad der kræves for at blive inkluderet i varemodtagelsesnotaen. Følgende liste udarbejdes over de vigtige ting, der skal medtages i GRN:
- Øverst på GRN viser navnet på leverandøren af varerne.
- Det efterfølges af dato og klokkeslæt for udstedelsen og dato og klokkeslæt for modtagelse af butiksafdelings varer.
- Den korrekte adresse på det sted, hvor varerne skal transporteres, og hvor varerne skal leveres sammen med den korrekte PIN-kode.
- Beskrivelsen af de varer, der bliver transporteret, og mængden af hver produkttype, prisen og varens pris.
- Slutningen af GRN sker ved underskrift og navn på det autoriserede personale hos både leverandøren og butikschefen og ekspeditøren, der skal modtage varerne.
GRN-proces
Følgende er processen med GRN:
- Modtagelse af faktura og udfordring og aflæsning af varerne til butikkerne.
- Den fysiske verifikation af antallet af modtagne varer sammen med beskrivelsen af varerne.
- Hvis varerne bestrides eller er af en kort mængde, kontaktes leverandøren og beder om underskuddet.
- Når mængden er kontrolleret, foretages kvalitetstesten.
- En bekræftelse skal foretages af challan og sendes til leverandøren.
- Efter ovenstående trin forbereder den modtagende afdeling GRN i 5 eksemplarer. Original til dem og de resterende til indkøbsdep., Kontodep., En til butikschefen og en til den person, der foretager indkøbsrekvisitionen.
- Baseret på det foretages indgange i forretningshovedbøger.
Betydning
- For enhver regnskabsafdeling er varemodtagelsesnotaen et vigtigt dokument, da den tjener formålet med objektivitetsprincippet om regnskab. Enhver bogføring i regnskaberne kræves obligatorisk for at være understøttet af beviset i dokumentarisk form.
- Yderligere, før varerne betaler produkter til sælgeren, verificeres varen med GRN. For at reducere sandsynligheden for fejl og svig skal en anden kontrollere en persons arbejde i en organisation, og en person er ikke involveret i mere end 1 kontinuerlig proces. Derfor på grund af GRN inspiceres det organisatoriske arbejde af forskellige mennesker.
- Da den faktiske fysiske mængde varer kontrolleres med varemodtagelsesnotaen, udføres betaling kun for de faktisk modtagne. Derfor undgås forkert betaling.
- Dette dokument placerer også en vigtig rolle i leverandøren. Leverandøren kan bevise ved hjælp af GRN, at varerne er afsendt fra deres ende, da GRN er et officielt juridisk dokument og kan accepteres som bevis i retten.
Varemodtaget note vs Godsforsendelsesnote
Følgende er forskellene mellem den modtagne note og varens forsendelsesnote:
- Leverandørens forsendelsesafdeling hæver vareforsendelsen (GDN), mens køberens modtageafdeling forbereder den modtagne vareseddel.
- Uden en GDN hævet kan leverandørens regnskabsafdeling ikke hæve fakturaen, mens uden GRN kan købers afdeling ikke foretage betaling eller bogføring.
Fordele
Følgende er fordelene ved de varer, der er modtaget en note:
- Det fungerer som bevis for revisorer og er derfor inkluderet i procedurerne for revisionsspor.
- GRN viser den faktiske modtagne mængde, og dermed kan det registreres tab af højere betaling til leverandørerne.
- Det er leveringssikkert. Det er et juridisk eksigibelt dokument og kan indsendes for retten.
- Logistikpersonalet bliver ansvarlig i tilfælde af fejl eller svig, da mængden altid skal matche med GRN-mængden. En følelse af ansvar og årvågenhed skabes blandt holdet.
- Større firmaers finansielle afdelinger kan bruge dette dokument til sammenligning med hensyn til, hvor mange mængder varer der bestilles, og hvor meget der faktisk er modtaget og bogført.
Konklusion
GRN er den forkortelse, der bruges til de varer, der modtages noten. Som navnet antyder, modtog varerne en note, der bekræfter modtagelsen af varen fra kunden eller køberen fra sælgeren, som udfyldes af køberen, når varerne faktisk modtages. Det er et officielt juridisk dokument og kan accepteres som bevis i en domstol.
