Excel-projektstyringsskabelon
Projektledelse er en af de vigtige roller i enhver organisation. Du kan ikke bare spore alle aktiviteterne i projektet bare manuelt; du har brug for noget software til at hjælpe dig med at styre projektet bedre.
MS Excel er en af den software, der kan hjælpe dig med at spore status for projektet med nemme skabeloner på plads. I denne artikel viser vi dig udelukkende at bruge excel til at forberede skabeloner til projektledelse i Excel.
Hvordan bruges Excel til at forberede projektstyringsskabeloner i Excel?
Nedenfor er eksemplerne til at forberede projektledelsesskabeloner i Excel.
Eksempel # 1 - Excel-projektstyringsskabelon ved hjælp af Gantt-diagram
Gantt Chart er et af disse diagrammer i Excel, hvilket er meget nyttigt til at gennemgå projektets opgaver, nuværende status i forhold til fastsatte standarder.
Når projektet er i gang efter en uge, som projektleder ønsker at vide status for projektet, om det er i kø eller ikke. Fra projektets start til projektets afslutning på hvert trin kan du spore projektets faser.
Antag, at du er et selskab til begivenhedsadministration, og at du havde taget et meget vigtigt projekt, som er meget indbringende for dig. Men det eneste er, at du har brug for at udføre opgaverne baseret på den dagsorden, som arrangørerne giver. Overvej nedenfor er dagsordenen fra arrangørerne.
Lad os nu oprette et Excel Gantt-diagram til at spore alle aktiviteterne.
Trin 1: Vælg kun starttid og indsæt et søjlediagram. Gå til fanen INDSÆT, og indsæt det stablede søjlediagram.
Trin 2: Nu skal dit diagram se sådan ud.
Trin 3: Højreklik nu på diagrammet, og vælg Vælg data.
Trin 4: Vælg nu Tilføj i nedenstående vindue.
Trin 5: I Serienavn skal du vælge minutter i nedenstående vindue og vælge data fra C2: C14 for serieværdi. Klik på OK.
Trin 6: I nedenstående vindue skal du vælge EDIT-indstillingen på højre side for vores vandrette aksemærker.
Trin 7: Vælg nu vandrette værdier som vores opgaver. Klik på OK.
Trin 8: Dit diagram skal se sådan ud nu.
Trin 9: Vi skal lave nogle formateringer for at få det til at se bedre ud. Vælg horisont-seriens værdier, dvs. tidsværdi. Højreklik og vælg at formatere akse.
I aksen gælder formatering under værdier.
Trin 10: Nu vil tidsformatet se sådan ud i diagrammet.
Trin 11: Vælg blå farvede bjælker, højreklik og vælg, formater dataserier.
Trin 12: Gå til FILL, og vælg NO FILL.
Trin 13: Nu kaffefarvede søjler og klik på formatdataserier, og gå til Fyld og vælg de forskellige farver efter dit ønske.
Og dit diagram er klar til at overtage opgaven, og du kan styre projektet bedre nu.
Eksempel # 2 - Eksempel på salgscyklus-tracker
Nu vil vi se, hvordan man opretter en salgscykeltracker med excel. Overvej nedenstående data for dette eksempel. Data inkluderer salgsstartdato, slutdato, mål, antal, dage afsluttet, nuværende præstation og afvigelse og mange andre ting.
Trin 1: Nævn først Target & Current Sales. Ankomst variansværdi, dvs. Target vs Current.
Trin 2: Ankommer nu projektafslutning%.
Trin 3: Nævn nu salgsstartdato og slutdato.
Trin 4: Efter dette ankommer, skal netto hverdage mellem en startdato og slutdato.
Trin 5: Ankomst nu Target Per Day ved at dividere Target med No., af dage til rådighed.
Trin 6: Ankomme nu til den aktuelle dato ved at anvende DAGS-formlen i Excel.
Trin 7: Beregn nu nr. Af dags afsluttet fra startdato til den aktuelle dato.
Trin 8: Ankomme pr. Dagligt mål, hvad der skal være den aktuelle omsætning.
Trin 9: Beregn nu gennemsnit pr. Dag opnået indtil videre.
Trin 10: Beregn, hvis det gennemsnitlige trendsalg fortsætter i resten af projektet, hvad der ville være slutindtægten.
Trin 11: Ankom nu opnået procentdel, hvis den samme tendens fortsætter.
Nu har vi afsluttet vores beregningsdel. Brug dette til at oprette nogle visuelle excel-diagrammer, som kan hjælpe os med at spore projektet ved bare at se på diagrammet.
Trin 1: Lad os først oprette et simpelt søjlediagram. Vælg celle B6, og opret et søjlediagram.
Trin 2: Højreklik på diagrammet, og vælg Vælg data.
Trin 3: Klik nu på TILFØJ.
Trin 4: Vælg ikke noget i vinduet nedenfor, bare tryk på OK.
Trin 5: Vi har et diagram som dette nu.
Trin 6: Vælg nu bjælken, og klik på Format Data Series. På højre side vil du se dialogboksen Formatér dataserie.
Trin 7: Få serien til at overlappe 100%.
Trin 8: Nu overlapper begge kolonnerne, og diagrammet ser sådan ud.
Trin 9: Skift nu farven på den røde bjælke til NO FILL.
Trin 10: Jeg ser sådan ud.
Trin 11: Tegn en rund form lige under diagrammet, og juster den.
Trin 12: Tilføj diagramtitel.
Vi har et diagram klar. Tilsvarende skal du også oprette det andet diagram for Opnået% i samme tendens.
Vi har to diagrammer, der ser sådan ud nu.
Du skal bare opdatere dine daglige salgstal i celle B3. Alt ændres automatisk for dig.
Hvis du observerer skabelonen nu som den 14. th feb 2019 i alt 33 dage er afsluttet, og den nuværende burde have været 1,51 lakh USD, men den faktiske indtægter nu er 1,1 lakh, dvs. 22% af den samlede omsætning.
Målet pr. Dag var i starten 4587 USD (B11-celle) pr. Dag, men pr. I dag er præstationen 2894,74 USD pr. Dag (B16-celle).
Hvis den samme tendens på 2894,74 pr. Dag fortsætter i resten af projektperioden, vil det give dig 2,53 lakh USD, hvilket er 50,67% af den målrettede indtjening i starten.
Ved hjælp af denne projektstyringsskabelon kan du spore dit daglige salgsmål vs. faktiske indtægter.
Ting at huske om projektstyringsskabelon i Excel
- Diagrammer oplades automatisk, hvis du ændrer de manuelle indtastningskolonner.
- Du kan oprette et Gantt-diagram til aktiviteter, hvor opgaver følges efter hinanden.
- I tilfælde af forskellige projektstyringsskabeloner skal du identificere de opgaver og aktiviteter, der er involveret i projektet.
Du kan downloade denne Excel-skabelon til projektledelse her - Excel-skabelon til projektledelse.
