Excel arbejdsopdelingsstruktur
En arbejdsopdelingsstruktur (WBS) i Excel bruges til visuelt at repræsentere rækkefølgen af forskellige opgaver og projektaktiviteter, tidsplan for ressourcer under projektplanlægning. Det giver os mulighed for at opdele eller opdele projektet i mere håndterbare dele ved at klassificere projektopgaverne i et hierarki af begivenheder, der yderligere opdeles i en række opgaver, der ikke er afhængige af nogen anden opgave til afslutning. Det bruges også til at tildele matchende udstyr, omkostninger, materialer, arbejdskraft og varighed til afslutning af hver opgave.
Hvordan oprettes en arbejdsopdelingsstruktur i Excel?
Eksempel nr. 1
Der er skabeloner tilgængelige for Work Breakdown-skabeloner i Excel. Med disse skabeloner kan vi oprette to slags arbejdsopdelingsstruktur:
Træstruktur
Denne struktur ser således ud:
Tabelbillede
Dette ser ud som nedenfor:
Trin 1: Indsamling af input
Før oprettelsen af WBS kræves flere input. WBS's input består af:
- Erklæring om projektets omfang: Dette er en detaljeret beskrivelse af projektets opgaver og leverancer
- Erklæring om krav: Dette er en detaljeret beskrivelse af det resultat, der ville blive leveret
- Organisatoriske procesaktiver: Dette inkluderer politikker, retningslinjer, skabeloner, procedurer, planer for organisationen
- Projektomfangsstyringsplan: Dette er et dokument, der hjælper med at forstå, hvordan ændringer i projektets omfang kan håndteres
Trin 2: Samlingshold og interessenter
Dette trin indebærer at identificere, hvem der kan hjælpe med at oprette WBS. Det kræver samarbejde med teammedlemmer. For eksempel kan teammedlemmerne hjælpe med at notere alle opgaverne til projektafslutning.
Trin 3: Bestemmelse af repræsentation og tilgang af WBS
Repræsentationen kunne være en tabelbillede eller en træstruktur som beskrevet ovenfor. For eksempel for et bestemt projekt er WBS 'to synspunkter som følger:
Trin 4: Definition af de vigtigste leverancer og niveauer
Dette inkluderer opdeling af hovedleverancer i yderligere komponenter og niveauer. Der er tre niveauer i en WBS. Det første er det komplette projekt, det andet inkluderer alle de leverancer, der kræves til projektafslutning, og den tredje inkluderer opdeling eller opdeling af leverancer i mindre dele som arbejdspakker. Arbejdspakkerne har en regel tilknyttet, dvs. de skal ikke udfyldes på mindre end 8 eller mere end 80 timer. Denne 8/80-regel anvendes kun på arbejdspakker, da det er de elementer, der tildeles teammedlem sammen med en tildelt deadline.
Trin 5: 100% regel
Denne regel siger, at hvert niveau for opdeling i WBS skal have alle de leverbare elementer, der repræsenterer 100% af dets overordnede leverbare. Denne regel er vigtig for at sikre, at der ikke er duplikater. Til dette er det nødvendigt at sikre, at summen af alle WBS's leverancer udgør 100% af det samlede projekt. 100% skal anvendes på alle underniveauer for at opnå optimale resultater.
Trin 6: Nummereringsordning
Efter at have defineret WBS-komponenterne tildeles hver komponent et nummer, der kan kaldes et WBS-ID. Dette repræsenterer placeringen i WBS-strukturen, hvor hvert WBS-niveau er placeret. I det første niveau skal det første nummer eller ID være 1, og de følgende komponenter nummereres derefter sekventielt. For eksempel vil 1.1 blive tildelt til det første underniveauelement, 1.1.1 til yderligere underniveauelementer. 1.2 ville blive tildelt et andet underelement på første niveau.
Trin 7: WBS-ordbog
Dette er et dokument, der beskriver alle elementerne i WBS.
Så efter alle disse trin vil en WBS-skabelon gerne have nedenfor:
Opgavebeskrivelserne kan indrykkes enten manuelt ved hjælp af knapperne 'Indrykning' på fanen 'Hjem' eller ved hjælp af betinget formatering. En anden tilgang kan også være at oprette en liste, hvor nummereringsskemaet også er en del af Opgavebeskrivelse, så der ikke kræves ekstra indrykning.
Eksempel 2
Efter nedbrydning af projektet oprettede vi nu Excel til at få adgang til eller modtage data. Lad os nu se nedenfor, hvordan vi kan oprette en sådan skabelon i Excel:
Trin 1: Opret nedenstående kolonner over toppen:
- Opgave-ID
- Opgavebeskrivelse
- Forgænger
- Ejer
- Rolle
- % Færdiggørelse
- Start dato
- Slutdato
- Aflever til
Trin 2: Efter oprettelsen af disse kolonner skal cellerne formateres. Først formaterer vi celleopgave-id'et. For at formatere det fremhæver vi først den kolonne, der er udpeget til opgave-ID-numre, ved at klikke på bogstavet øverst i kolonnen. Højreklik på den valgte kolonne, og vælg derefter 'Formatér celler' -> 'Antal' og sæt decimaler til 1. Derefter formaterer vi kolonne: Forløber, der sporer opgaveafhængigheder. Dette skal indstilles på samme måde som 'Task ID'. 'Startdato' og 'Slutdato' skal indstilles til at acceptere indtastede datoer.
Trin 3: Indtast dataene.
Trin 4: Dernæst kan vi bruge betinget formatering til forskellige opgaver, for eksempel sige, at vi ønsker at fremhæve opgaver, der er knyttet til en bestemt leverbar eller tildeles et bestemt medlem, eller opgaver, der skal betales inden for et givet tidsinterval
Trin 5: Vi kan også se 'data bar'-funktionen til at repræsentere en kolonne som'% Komplet grafisk '. Denne funktion kan tilgås i rullemenuen 'Betinget formatering'.
Ting at huske
- For at skabe en effektiv WBS skal substantiver bruges i stedet for verb for at holde fokus på leverancer.
- Et hierarki eller en træstruktur skal bruges til at illustrere forholdet mellem leverancer til projektomfanget.
- Mens der bores ned gennem niveauer af WBS, skal 100% -reglen følges.
- WBS skal bygges sammen med alle medlemmerne.
- WBS's øverste niveau repræsenterer det endelige projekt.
- Hver opgavens varighed bør ikke være mere end 10 dage.
- Hver opgave skal være unik, og der skal ikke være duplikater.
- Det kan hjælpe med detaljeret skøn over omkostningerne.
