Hvad er udgiftsrapporten?
Omkostningsrapporten defineres som den type rapport, der dokumenterer de udgifter, der er afholdt af virksomheden eller af medarbejderne i virksomheden, og som kan opretholdes månedligt, kvartalsvis eller årligt.
Forklaring
- Hver lille til mellemstor virksomhed fører en udgiftsrapport.
- Midtledelsesniveau eller institutniveau udarbejder sådanne rapporter.
- Det kan opdeles i mindre divisioner for at bestemme, hvilket område eller afdeling i virksomheden der koster mere for organisationen.
- Virksomheden vedligeholder sådanne rapporter med henblik på revision.
- De sender denne rapport til virksomhedens øverste ledelse. Topledelsen beslutter, hvilken udgift der skal tilbagebetales til medarbejderen, og hvilken ikke.
- De godtgjorte udgifter anvendes derefter til indregning af det skattepligtige og regnskabsmæssige overskud.
Funktioner
- Udgiftsrapporten består af arbejdsgiverens udgiftspolitik for sine medarbejdere. Den dokumenterer også rejse- og underholdningspolitikken, ifølge hvilken udgifter ikke vil blive godtgjort til medarbejderen af arbejdsgiveren.
- Det vedligeholdes og forberedes af organisationens omkostnings- og lønningsafdeling. Når de modtager medarbejderens refusion og kravformular, er det dem, der vil verificere detaljerne om de udgifter, som medarbejderen har foretaget som delt under gældende kvitteringer og bevis og udarbejde medarbejderens kloge rapport.
Hvordan oprettes en udgiftsrapport?
Forskellige organisationer, der opererer i forskellige brancher, har forskellige metoder og skabeloner. Imidlertid skal lønnings- og udgiftsrapporteringsafdelingen i enhver organisation følge følgende trin for at oprette og formulere -
- Lønafdelingen skal have godkendelse af udgiftspolitikken fra de respektive afdelinger i organisationen.
- Baseret på den gældende politik, skal den udøvende have adgang til onlineomkostningssystemet eller udføre dataindtastning i det konsoliderede excel.
- Den administrerende direktør skal angive datoen for afholdelsen af udgiften.
- Den administrerende direktør skal angive udgiftsbeløbet og nævne det relevante leverandørnavn.
- Efter at have revideret de indtastede oplysninger, som nævnt i kvitteringen, skal den udøvende leder aflevere rapporten til næste niveau godkendelse.
Eksempel på udgiftsrapport
Lad os tage eksemplet med ABC Inc. Medarbejderen rejser til stedet for at oprette et nyt projekt. Den 23. januar 2019 præsenterede medarbejderen en måltidsomkostning på $ 200, hotelomkostningerne på $ 100 og diverse. omkostninger på $ 250. Den 24. januar 2019 rapporterede medarbejderen underholdnings- og filmudgifter på $ 130 sammen med et måltidsudgift på $ 230 og et hotel til opholdsudgift på $ 500.
Hjælp lønningslederen med at forberede rapporten om medarbejderens rapporterede udgifter.
Løsning:
Forbered udgiftsrapporten som vist nedenfor: -
Følgende ville være resultaterne: -
Kolonner med udgiftsrapport
Kolonnerne vil normalt være sammensat af følgende detaljer: -
- Datoen for afholdte udgifter.
- Udgifternes art eller art
- Navnet på sælgeren, hvorfra tjenester blev taget eller varer blev købt.
- Udgiftsbeløbene.
- Navnet på kontohovedet, hvor det skal nævnes og opkræves.
- Fradrag og justeringer af tidligere ansøgninger foretaget af de ansatte
- Hver kontotype skal subtotaliseres.
- Det samlede beløb, der skal tilbagebetales efter anmodning fra medarbejderen.
Betydning og anvendelse
Udgiftsrapporterne vedligeholdes for at skabe ansvarlighed med hensyn til organisationens udgiftsvaner. Dette er de rapporter, som der kan henvises til i tilfælde af økonomiske tvister og revisionsaktiviteter. Med korrekt vedligeholdelse og ansvarlighed af disse rapporter jævnligt og regelmæssigt, sikrer du, at dine medarbejdere budgetterer med fuld ansvarlighed for at holde virksomheden økonomisk beskyttet og levedygtig.
Sådanne rapporter gør både medarbejder og arbejdsgiver ansvarlig over for virksomheder med hensyn til deres forbrugsvaner. Nogle udgifter trækkes fra den skattepligtige indkomst i henhold til indkomstskattelovgivningen, og for at nyde sådanne fradrag skal store virksomheder aflevere en konsolideret rapport til landets indtægtsafdeling. Det kan indsendes som et supplerende dokument sammen med rapportering af de samlede gældende udgifter i skatteformularerne, mens du indgiver skat til indtægtsservicen.
Fordele
- Udgiftsrapporten gør det lettere for revisor at kontrollere detaljerne i udgifter, som virksomheden hævder.
- Det giver dem mulighed for at kontrollere udgiftsoplysninger med kvitteringerne som tilgængelige og vedhæftede af medarbejderne.
- Det styrker den interne kontrol.
- Den specificerer, hvilken udgiftspost der refunderes, og hvilken der ikke refunderes.
- Der er tilgængeligheden af mange it-software på markederne, der giver virksomheden mulighed for at udarbejde, formulere og tilpasse rapporter.
Ulemper
- De er velegnede til et stort selskab og ikke til solo-iværksættere og mikrovirksomheder.
- Disse rapporter stemmer muligvis ikke overens med de kvitteringer, der er vedlagt medarbejderne på grund af fejl i dataindtastning af oplysninger.
- Med enklere ord er rapporterne altid tilbøjelige til vildledende præsentation og regnskabssvindel.
- Det øger administrationsomkostningerne ved håndtering af poster og regelmæssig opdatering af omkostningsposter i rapporteringssystemet.
- Det er meget svært at overvåge hver udgiftspost i henhold til den udgiftspolitik, der er udstedt, hvis organisationens størrelse er meget stor.
Konklusion
Udgiftsrapporterne kan betragtes som rapporter, der fremhæver den type udgifter, der kan refunderes, og den type udgifter, der ikke kan refunderes. Refusion af udgifter sker i henhold til landets gældende skattelovgivning og arbejdsgiverens gældende udgiftspolitik. Det kan være nyttigt for store organisationer, der normalt har store udgifter på daglig basis og hjælper med strømlining af den samlede proces.
