Hvad er de aldrende tilgodehavender?
Aging af tilgodehavender er en proces, hvorunder der udarbejdes en rapport for ubetalte kunder, og den nævnte rapport bruges af virksomhedens indsamlingsofficer til at spore de fakturaer, der er forfaldne til betalinger, og til at træffe de nødvendige handlinger for rettidig inddrivelse af indtægter af organisationen. Dette er de mest kritiske aktiver i enhver organisation, fordi disse let kan konverteres til kontanter.
Komponenter af aldrende kontofordringer
Aldring af tilgodehavender fra kunder gælder kun grundlaget for periodiseringsregnskabssystemet. Aldringsrapporten består typisk af kolonner med datointervaller på 30 dage og præsenterer os for de samlede tilgodehavender, der forfalder i øjeblikket, samt som forfalder i lang tid. Nu skal du forstå, at denne rapport er udarbejdet på en bestemt dato, ligesom vi udarbejder balancen. Vi kan udarbejde rapporten hver weekend eller hver månedsslutning eller hver kvart-slutning eller halvårs- eller årsafslutning. Det afhænger af ledelsens krav.
Nu er rapporten intet andet end en tabel, og tabellen involverer rækker og kolonner. Rækker specificerer tilgodehavender for hver kunde. Kolonner er som under:
- Samlet skyldigt beløb: Samlede tilgodehavender fra kunden;
- Ikke forfalden endnu: Ud af det samlede antal tilgodehavender bogført den dag, vi udarbejder rapporten.
- 1 til 30 dage: Af det samlede beløb forfalder tilgodehavender i 30 dage fra forfaldsdatoen for betaling.
- 31 til 60 dage : Ud af det samlede tilgodehavende, der forfalder i 60 dage fra forfaldsdatoen for betaling.
- 61 til 90 dage: Ud af det samlede tilgodehavende, der forfalder i 90 dage fra forfaldsdatoen for betaling.
- Mere end 90 dage: Ud af det samlede tilgodehavende, der forfalder i mere end 90 dage fra forfaldsdatoen for betaling.
For eksempel:
- Vi solgte $ 360.000 til Indigo Whales Inc den 5. april 2019 med leveringsbetingelser på 30 dage. Her skal beløbet modtages af os senest den 4. maj 2019. Sig, rapporten blev udarbejdet den 31. maj 2019. Så den 31. maj 2019 er dette beløb inden for 30 dage fra forfaldsdagen (dvs. , inden for 30 dage fra 04. maj 2019). Det vises under kolonne 0 til 30 dage.
- Sig, i ovenstående eksempel modtages beløbet ikke også i juni 2019-måneden. Vi udarbejdede en aldersrapport om tilgodehavender den 30. juni 2019. Så som på denne dato forfalder beløbet i mere end 30 dage, men mindre end 60 dage fra forfaldsdatoen. Derfor vil det være under kolonnen 30 til 60 dage.
Eksempel på rapport om aldring af tilgodehavender
Lad os tage et eksempel på en aldrende rapport om tilgodehavender
Et selskab udarbejdede følgende rapport den 30. september 2019.
Baseret på ovenstående rapport kan ledelsen beslutte at afsætte 114,87,873 $. Ovennævnte godtgørelse er baseret på virksomhedspolitik for at give 1% som en normal godtgørelse, 2,5% for udestående gæld inden for 30 dage, 2,5% for udestående gæld inden for 60 dage, men ud over 30 dage, 4,5% for udestående gæld inden for 90 dage, men ud over 60 dage, 5,0% for udestående gæld ud over 90 dage. Fremover kan den revidere estimaterne i procent.
Fordele ved aldrende kontofordringer
De forskellige fordele i forbindelse med aldrende kundefordringer er som følger:
- De samlede tilgodehavender spores til balancen.
- Tilgodehavender fra hver kunde kan spores med det samlede salg.
- Vi kan sammenligne denne rapport med vareforsendelsesrapporten. Hvis vi finder ud af, at en indtægtsbestilling mangler, kan vi reservere den i overensstemmelse hermed.
- Gendannelsesprocessen er strømlinjeformet, og cashflow kan således håndteres på forhånd.
- Rapporten kan bruges til at estimere godtgørelsen for dårlig gæld.
- Rapporten bruges yderligere af topledelsen til at beslutte, om de vil fortsætte forretningen med kunden eller ej.
- Det hjælper med at igangsætte lovlige inddrivelsesforanstaltninger for udestående beløb i mere end 2 år (dvs. mere end 730 dage). Nogle organisationer foretrækker at indlede juridiske handlinger efter 365 dage.
- Der kan opkræves renter for forfaldne beløb i mere end 60 eller 90 dage. Interesseberegninger er lette ved hjælp af en aldringsrapport.
Begrænsninger for aldrende kontofordringer
De forskellige begrænsninger i forbindelse med aldrende kundefordringer er som følger:
- Aldringsrapporten kan give en vildledende beslutning om, at kundens økonomiske status ikke er god. Beløbet kan være udestående på grund af enhver tvist mellem parterne.
- Rapporten giver ikke grund til forsinkelsen. Indsamlingsansvarlig skal ringe til de enkelte kunder for at spore årsager.
- Rapporten indeholder ikke bestemmelser om, at renter skal inddrives ved uacceptable forsinkelser.
- Rapporten træffer ikke automatisk beslutning om hensættelse til tvivlsom gæld.
Vigtige punkter om aldring af tilgodehavender
Nogle vigtige punkter i forbindelse med aldrende kundefordringer er som følger:
- Sørg for, at rapporten udarbejdes på en bestemt dato. Aldring af tilgodehavender fra kunder er en periodisk rapport, men udarbejdet på en bestemt dato.
- Det kan ske, at en kunde 2 dage før rapportdatoen har overført beløbet med en afregning på 5% rabat. Sørg således for, at der ikke træffes handlinger mod disse 5% tilgodehavender. Rabatbeløbet afskrives som en omkostning eller mod fradrag for tidligere gæld, der er foretaget.
- Der opkræves kun renter for de kunder, for hvem vi har specificeret det samme i aftalen. Ellers opkræves ikke renter.
- Hvor ledelsen har godkendt, at en kunde aldrig betaler restbeløbet, skal du sørge for, at det er fuldt afskrevet.
- Sørg for, at alle kunder er angivet i rapporten Aldringskonton tilgodehavender.
Ovenstående begrænsninger kan overvindes, når rapporten udarbejdes af computersoftware.
Konklusion
Da vi har set fordelene såvel som begrænsningerne ved aldringsrapporten for tilgodehavender fra kunder, er det meget klart, at den mest bruges til beslutningsprocesser. Denne rapport bruges også til kreditanalyse af kunden, og virksomheder kan beslutte at revidere kreditvilkårene.
I dag outsourcer organisationen de tilgodehavender til en virksomhed, dvs. forvaltningen af tilgodehavender gives til en tredjepart. Denne outsourcingproces er kendt som Factoring. Det sparede organisationens tider og penge i administrationen og indsamlingen af tilgodehavender. Faktorer opkræver dog et nominelt gebyr baseret på de samlede tilgodehavender på denne service.
