Hvad er omkostningsoverskridelse?
Omkostningsoverskridelse, også kendt som budgetoverskridelse, er scenariet, hvor omkostningerne ved et projekt eller en virksomhed har en tendens til at stige, end hvad det var budgetteret for og kan skyldes stigningen i omkostningerne på grund af forkert budgettering eller undervurdering af de faktiske omkostninger på konto af nogle uforudsete scenarier, der ikke blev taget højde for under budgetteringen.
Egenskaber
- Omkostningsoverskridelse er generelt udbredt i infrastruktur-, bygnings- og it-projekter, der ser mange uventede omkostninger i løbet af projektets afslutning.
- De skyldes primært tre faktorer som politiske årsager, psykologiske årsager og tekniske årsager.
- Primært skyldes det manglende finansiering, manglende koordinering, ikke-planlagte omkostninger eller projektforsinkelser.
- Det er altid usikkert, og budgettering for det samme er ikke muligt. Det anses for at ske, når visse faser af et projekt eller en virksomhed har en tendens til at krydse de faktiske budgetterede omkostninger.
- Målingen af omkostningsoverskridelse er forskellig for forskellige brancher eller virksomheder.
Typer af omkostningsoverskridelse
# 1 - skøn
Omkostninger i forbindelse med virksomheden kan undervurderes på grund af faktorer som personlig bias og komplicerede procedurer involveret i afslutningen af opgaven. Vi kan bruge metodologien til referenceklasseprognoser til at øge chancerne for at udlede mere nøjagtige estimater. Problemet er, at det bedste af prognoser kan vise sig at være forkert for at beregne det perfekte skøn, og at det derfor altid er en god praksis at opretholde uforudsete udgifter som en del af budgettet i fremtiden.
# 2 - Risiko
Risiko kan være ethvert scenarie, som vi ikke kan tildele sandsynlighed for. De kan ikke forudsiges tidligere og til tider er de ikke under kontrol af virksomheden som naturlig katastrofe, hvilket kan forsinke gennemførelsen af et projekt eller leverandørens ydeevne, hvilket i sidste ende kan skade virksomheden. En ordentlig risikostyringsplan kan hjælpe virksomheden med at mindske risikoen til en vis grad, men risiko står for at være den primære type, som enhver virksomhed eller projekt står over for.
# 3 - Scope Creek
Scope creek defineres som lejligheder, hvor ikke-regnskabsmæssige aktiviteter dukker op i projektet eller forretningen, som ikke var inkluderet i budgettet eller de faktiske omkostninger. Det kan ske, når ledelsen fortsætter med at tilføje funktioner til projektet, når og når det udvikles eller kræves, eller i de tilfælde, hvor projektteamet bliver for kreativt og begynder at inkludere udokumenterede aktiviteter. Projektledelse og kontrol er primært designet på en sådan måde at forhindre sådanne scenarier ved konstant revurdering af budgettet.
# 4 - Eskalering af omkostninger
Omkostningsforøgelse er mere relateret til økonomiske faktorer som inflation, som kan omfatte stigningen i prisen på en bestemt vare over en periode, der ikke blev taget højde for i det oprindelige budget.
Hvordan man undgår omkostningsoverskridelse?
- Traditionelle teknikker involverer anvendelse af projektledelsesværktøjer som PRINCE, selvom resultater ikke garanteres.
- I det nuværende scenarie overtager mere moderne værktøjer og applikationer som Agile traditionelle teknikker for at hjælpe virksomheder med at håndtere en omkostningsoverskridelse.
- Virksomhed som en enhed skal planlægge proaktivt og omfatte flere scenarier, der kan føre til en sådan overskridelse.
- Den månedlige eller kvartalsvise prognose er et must for at tage hensyn til ændringer i faktiske forhold i forhold til budget og planlægge i overensstemmelse hermed.
- Virksomheden skal være meget opmærksom i projektplanlægningsfasen, da dette tjener som base.
- Sælgers evne til at udføre og levere skal kontrolleres grundigt på tidspunktet for leverandørudlejning.
- Virksomheden skal øve sig på at bruge moderne planlægningsværktøjer og diagrammer til bedre kontrol med omkostningerne.
- Projektlederen kræver løbende at overvåge og kontrollere projektet.
- Interessenter i projektet eller virksomheden bør altid holdes informeret om de skiftende scenarier, så de er på samme side, og på denne måde kan virksomheden udnytte deres viden.
- At kæmpe med scope creek er et must, og virksomheder skal se, at de holder sig inden for det anvendelsesområde, der oprindeligt var planlagt.
Årsager
- Omkostninger, der ikke er planlagt: Uforudsete scenarier kan medføre et par aktiviteter, der ikke oprindeligt blev taget med i planen eller budgettet. Det kan skyldes tekniske, politiske eller psykologiske årsager.
- Kommunikationsopdeling: En misforståelse mellem to afdelinger eller involverede personer kan medføre unødvendige omkostninger.
- Ændring i projektomfang: Begivenhed, der fører til scope creek, er en af hovedårsagerne. Scope creek defineres som lejligheder, hvor ikke-regnskabsmæssige aktiviteter dukker op i projektet eller forretningen, som ikke var inkluderet i budgettet eller de faktiske omkostninger.
- Undervurdering af projektets kompleksitet: Visse faser af projektet eller virksomheden er så komplekse, at korrekt budgettering af det til tider er et hårdt job. Dette er mere sandsynligt involveret i store, dyre projekter.
- Utilstrækkelig finansiering: Finansiering fungerer som rygraden i enhver virksomhed eller projekt. Kapitalmangel kan i sidste ende føre til omkostningsoverskridelse, hvor projektet eller virksomheden kan blive udsat for en krise i finansieringen af deres fælles aktiviteter.
- Mangel på ledelseserfaring: En relativt uerfaren ledelse eller ineffektiv ledelse kan føre til forkert planlægning af projektet og unøjagtig projektbudgettering. Således kan projektet over tid blive offer for forkert budgettering og falde i et tilfælde af omkostningsoverskridelse.
- Fravær af beredskabsplan: Virksomheden lider også, når der ikke er nogen backupplanlægning eller en beredskabsplan for uundgåelige scenarier. En backupplan er et must, især for store projekter, da nogle afvigelser fra de sædvanlige budgetterede omkostninger kan koste millioner.
- Projektforsinkelser: Forsinkelser i projektets afslutning fra den sædvanlige planlagte færdiggørelse medfører til sidst omkostningsoverskridelse, da de aktiviteter, der strækker sig ud over afslutningsfristen, ikke blev medregnet i budgettet.
Forebyggelse af omkostningsoverskridelse
# 1 - Korrekt planlægning
Planlægning tjener som selve grundlaget for hvert projekt eller forretning, og den bedste måde at forhindre omkostningsoverskridelse på er at planlægge det, før projektet bliver udført. Jo mere nøjagtige estimaterne er, desto større er chancerne for, at projektet holder sig til sit budget.
# 2 - Kendskab til leverandører
Leverandører skal vurderes grundigt, inden de ansættes. Fuld viden om deres evner og erfaring i det arkiverede skal opnås af projektet og virksomheden for at undgå worst-case scenarier. Korrekt due diligence er nødvendig, før forholdet til sælgeren cementeres.
# 3 - Undgå Scope Creek
Mange unødvendige aktiviteter bør ikke finde nogen plads i projektet, og forretning eller projekt skal forblive i det oprindelige omfang af projektet med minimal afvigelse fra planen.
# 4 - Brug af projektplanlægningsværktøjet
For at overvåge og kontrollere projektet skal brugen af moderne værktøjer som Gantt excel-diagrammet eller projektsporingsskabelonen implementeres, så projektlederen er opmærksom på hvert trin i projektet og chancerne for omkostningsoverskridelse.
Konklusion
Dette er et uundgåeligt scenario, som enhver virksomhed eller projekt står over for, men hvordan man minimerer det eller mindsker det, afhænger meget af ledelsen eller projektlederen. En proaktiv tilgang kan hjælpe virksomheden med at reducere chancerne for omkostningsoverskridelse med korrekt planlægning og en grundig analyse af estimaterne.
