Indkøbsordre Betydning
En indkøbsordre (PO) fungerer som et juridisk dokument mellem køber og sælger, hvor køberen sender denne kontrakt, der beskriver varer og tjenester, leveringsdato, betalingsbetingelser i henhold til kontrakten osv. Normalt tilbyder sælgeren kredit til køber uden nogen risiko, da køberen er juridisk forpligtet til at betale efter levering af varer og tjenester.
Typer
Der er fire typer indkøbsordrer som følger:
- Standard PO - De er meget udbredt, mest anvendelige til engangskrav. Disse PO'er bruges, når ordrene skal leveres på en bestemt dato og et bestemt tidspunkt.
- Planlagt PO - I denne PO nævnes hver regelmæssige ting, men den planlagte leveringsdato er foreløbig.
- Tæppe PO - I denne ordre er pris, mængde, leveringsdato, alle foreløbige. Kun detaljer om produkter og visse vilkår er nævnt. Andre detaljer specificeres, når indkøbsordren endelig frigives.
- Kontrakt PO - I denne type er kun kontraktbetingelserne fastlagt, intet andet er nævnt, og standard indkøbsordrer oprettes i fremtiden med henvisning til denne CPO.
Hvordan bruges en indkøbsordre?
- Først og fremmest sender køberen en indkøbsordre på papir eller elektronisk til sælgeren eller sælgeren med en detaljeret beskrivelse af den krævede ordre.
- Hvis sælgeren finder ud af, at de kan opfylde ordren, sendes en bekræftelse til køberen.
- Sælger / sælger forbereder ordren ved at trække de krævede produkter ud eller tildele det krævede personale til at levere tjenesterne.
- Derefter sendes produktet til køberen, eller der leveres tjenester. Det er nævnt på produktsedlerne for nem identifikation og sporing.
- Efter levering af produktet eller levering af tjenesterne sender sælgeren en faktura til køberen med et entydigt nummer; indkøbsordrenummeret vil også blive nævnt på fakturaen til matchende formål.
- Køberen foretager betalingen for fakturaen i henhold til vilkårene og betingelserne i indkøbsordren og den kontrakt, der blev aftalt af begge parter i starten.
Eksempel på indkøbsordre
ZYX-firma havde brug for 100 enheder af produkt A til den aftalte sats på $ 50 per enhed. Den sender indkøbsordren til Sælger LML, PO nævnte det krævede antal, prisen og andre vilkår. Sælger LML afsendte ordren på leveringsdatoen og sendte fakturaen. ZYX-firmaet verificerede det afsendte produkt, matchede PO-nummeret og foretog betaling på $ 5.000 på 30 dage i henhold til de betalingsbetingelser, der er nævnt i PO.
Indkøbsordres format
Her præsenteres et simpelt format for en PO. Yderligere oplysninger kan bemærkes i et andet selskabs format i henhold til det specifikke krav.
Du kan downloade denne skabelon fra denne side - Indkøbsorderskabelon.
Normalt er nedenstående information til stede på PO:
- Detaljerne om de produkter og tjenester, der kræves af køberen.
- Brandnavne, SKU-nummer, modelnummer osv. For produkterne og tjenesterne.
- Mængde af produkt og varighed af krævede tjenester.
- Pris pr. Enhed for produktet og tjenesterne.
- Forventet leveringsdato
- Leveringssted, dvs. det sted, hvor produkterne skal sendes.
- Betalingsadresse
- Betalingsbetingelser såsom kreditperiode, rabatter og andre vilkår.
Fordele
- Hjælper med at undgå dobbeltbestilling, da det hjælper med at spore, hvad der er bestilt og betalt for.
- Det fungerer som et juridisk dokument og hjælper med at undgå tvister.
- Det hjælper med at forbedre beholdningen såvel som den økonomiske nøjagtighed.
- Det hjælper også med budgettering, fordi midler bliver bedt om at være tilgængelige, inden ordrene afgives.
- Endelig hjælper det også med hurtigere planlagt levering, når køberen har brug for det.
Ulemper
- Oprettelse af indkøbsordrer til hvert lille eller stort køb fører til en masse papirarbejde og manuel indsats.
- Kreditkort kan tjene formålet med dokumentation i tilfælde af mindre genstande og dermed eliminere behovet for PO.
